Системы электронного документооборота

0

Загрузка

КОНТАКТЫ

ОЦЕНИТЬ ПРОЕКТ

Заказать обратный звонок

+7 495 363 31 48

РЕЗУЛЬТАТИВНОЕ ВНЕДРЕНИЕ

Читать о сути результативного подхода

Результативное внедрение системы

О КОМПАНИИ

РЕЗУЛЬТАТИВНОЕ ВНЕДРЕНИЕ

электронного документооборота

ОЦЕНИТЬ ПРОЕКТ

ТРЕБУЕТ АККУРАТНОГО СОБЛЮДЕНИЯ 6 ПРАВИЛ

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Сделано в России

О результативном подходе

Результативное внедрение системы электронного документооборота

ТРЕБУЕТ АККУРАТНОГО СОБЛЮДЕНИЯ 6 ПРАВИЛ

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Сделано в России

Нашими клиентами становятся те, кто понимает две вещи

Самая лучшая система окажется бесполезной, если ее внедряли без ясного понимания цели

Обращаться нужно не за внедрением, а за решением бизнес-задач

1

2

Гарантией результативного внедрения сэд являются наши 6 правил

ЧЕТКО ПОНЯТЬ ЖЕЛАЕМЫЙ КЛИЕНТОМ РЕЗУЛЬТАТ ПРОЕКТА

1

Чтобы вникнуть в проблемы и задачи Вашей компании, потребуется общая встреча, на которой мы зададим минимум 50 вопросов по заранее продуманной схеме.

Чтобы встреча позволила увидеть реальную ситуацию, должны соблюдаться 3 условия:

Статистика обращений клиентов с уже установленными СЭД показывает одну общую проблему — подрядчик и клиент по-разному видели результат проекта. Причина в отсутствии синхронизации целей на начальном этапе

1. Проблемы и пожелания клиента выявляются до конца, а не додумываются

2. Во встрече участвует компетентный технический специалист — тот, кто разбирается во всех возможностях систем

3. Вместо бездумного кивания на все пожелания клиента, эксперты предлагают оптимальные решения, основанные на опыте

ПОДРЯДЧИК должен ПОМОГАТЬ ВЫБРАТЬ, а НЕ НАВЯЗЫВАТЬ СИСТЕМУ

2

Существуют три типа компаний, которые занимаются внедрением систем электронного документооборота:

1. Производители систем (вендоры)
2. Партнеры конкретного вендора
3. Партнеры разных вендоров

Компания BTLab относится к третьей группе и уже много лет успешно внедряет СЭД разных вендоров

Подрядчик, который работает с одной СЭД, будет исходить не из ваших задач, а из возможностей своей системы. При этом вы даже не будете знать о наличии лучших вариантов.

При выборе компании по внедрению СЭД обращайте внимание на ее реальный опыт внедрения, а не на пустые заявления.

Подготовка подробного плана и обсуждение его с клиентом

3

Наличие детализированного плана — это один из критериев выбора подрядчика. Но именно детализированного.

Часто бывает, что вместо плана клиент получает отписку с общими шагами. Настоящий план должен содержать разбивку проекта на этапы и детальный перечень задач, выполняемых на каждом этапе. Для каждой задачи должна быть определена её длительность, трудоемкость, необходимые для её выполнения ресурсы и, соответственно, стоимость.

Пример из практики. Оцениваем проект в 5 млн. Узнаем, что этот же проект наш конкурент оценил в 3 млн., предоставив укрупненный план. Продвинутый клиент (ИТ-компания) начал задавать вопросы и выяснил, что конкурент даже не предполагал делать часть необходимых работ. А опытную эксплуатацию системы хотел провести неприемлемым для клиента способом. Следовательно, клиент получил бы совершенно не тот результат, на который рассчитывал. Конфликт с подрядчиком был бы неизбежен. Как и доплата за якобы дополнительные работы уже в процессе внедрения системы.

Подробный план позволяет понять, как формируется цена, и увидеть расхождения в предложениях подрядчиков.

Многие компании, стремясь скрыть то, что экономия достигается за счет качества, разрабатывают укрупненный план. План даже самого скромного проекта по внедрению СЭД не может содержать менее 30 строк.

И, разумеется, только подробный план позволит избежать недопонимания с подрядчиком по части желаемого результата.

Какими правилами результативного внедрения чаще всего пренебрегают

4

Внедрение СЭД, с одной стороны, является творческим процессом, а с другой — технологически и методологически сложным мероприятием.

В каждом проекте принимают участие ИТ-специалисты, выполняющие как минимум 6 проектных ролей: аналитик, специалист по внедрению, программист, специалист по контролю качества, технический писатель, руководитель проекта.

Подрядчик должен не просто уметь правильно организовать работу таких специалистов, но и владеть методологией внедрения выбранной СЭД. Для этого нужны знания, подтвержденные сертификатами, и реальный опыт выполнения подобных проектов.

Без специального программного обеспечения гарантирована путаница в координации и контроле выполнения поставленных задач. К сожалению, до сих пор многие компании ставят задачи в мессенджере или по электронной почте.

Минимизация модификаций системы нестандартными средствами

Технология тестирования системы

Зачастую систему тестирует тот, кто вносил в нее изменения. Но для обеспечения качества требуется привлечение независимого тестировщика. Это позволит исключить влияние “замыленного взгляда” разработчика.

Некоторые подрядчики чрезмерно увлекаются глубокой модификацией системы нестандартными средствами. На первый взгляд такие решения могут казаться интересными, но вот при использовании появятся проблемы. Во-первых, такие изменения усложняют обновление версий системы. При каждом обновлении придется проверять, не сломались ли решения подрядчика, и чинить их. Во-вторых, такая модификация автоматически привязывает клиента к одному подрядчику.

Наличие аккаунт-менеджера

Речь идет о сотруднике, который отвечает за обратную связь от заказчика на каждом этапе. Например, наши специалисты регулярно связываются с заказчиком и уточняют, совпадают ли ожидания с реальным результатом. Это позволяет выявить проблемы на ранней стадии. Благодаря такой системе 95% наших заказчиков остаются вместе с нами многие и многие годы.

Специальное ПО для управления проектами

Строгое соблюдение методологии внедрения

Контроль результатов на этапе ввода в эксплуатацию

5

Реальная проверка системы происходит только тогда, когда ее использует большое количество пользователей.

Поэтому внимательное наблюдение и модификация должны продолжаться даже после ввода в эксплуатацию. Для этого на предприятии присутствует наш специалист.

Такой специалист не просто консультирует персонал, но и находится в офисе заказчика, пока не убедится, что система работает, как должна. Если же подрядчик игнорирует это правило, предлагая просто онлайн поддержку или одноразовое обучение сотрудников, то ждите проблем.

Подробнее

Развитие системы, а не просто техподдержка

6

В своей компании мы заменили слово “Поддержка” на “Развитие”.
Если подрядчик предлагает исключительно поддержку, то спустя некоторое время вам придется отказаться от внедренной СЭД.

Дело в том, что любая СЭД привязана к бизнес-процессам компании. Любое незначительное изменение бизнес-процессов должно отражаться в системе. Именно поэтому наши клиенты платят за поддержку, но при этом они получают развитие системы.

90% нашей техподдержки — это развитие системы согласно потребностям бизнеса клиента.

Фокус на развитии системы

Помимо устранения ошибок, в рамках абонентской платы мы развиваем систему согласно изменяющимся бизнес-процессам компании заказчика.

Оперативное реагирование

Мы подписываемся под строгим регламентом техподдержки, который предполагает жесткое соблюдение сроков реакции оговоренных процедур обработки обращений.

Работа в режиме одного окна

Мы не будем отправлять вас к производителю, если обнаружится ошибка в платформе. Общение с производителем мы возьмем на себя. Для вас работа будет строиться в режиме “одного окна”.

Доступ к системе отслеживания заявок

Наличие трекинговой системы, доступ к которой получают наши клиенты, позволяет не только фиксировать заявки, но и отслеживать их статус, факт выполнения, сроки и другую информацию.

Другие особенности нашего сервиса поддержки

На какие еще моменты стоит обращать внимание при выборе подрядчика для внедрения СЭД

Подрядчик устанавливает систему без собственных надстроек

У подрядчика есть статус официального партнера разработчика системы

Подрядчик специализируется на внедрении СЭД

В любом проекте может потребоваться поддержка производителя, которая предоставляется только официальным партнёрам.

Подобные надстройки никто кроме этого подрядчика поддерживать не сможет, поэтому клиент будет зависеть от конкретного исполнителя.

Наша компания с 2003 года выступает специализированным экспертом в области внедрения СЭД

1

2

3

Внедрение СЭД — достаточно узкая специализация. Хороших специалистов в этой области мало. Если компания оказывает в том числе другие услуги, то ее компетенции по части СЭД будут, скорее всего, не на высоком уровне.

Каких принципов должен придерживаться результативный подрядчик

Более 20 лет наша компания оказывает профессиональные услуги по подбору, внедрению и сопровождению СЭД для организаций разных масштабов и сфер деятельности. Мы по праву считаемся одними из пионеров в этой отрасли.

Началось все в 2001 году, когда наша команда реализовала проект по внедрению СЭД в компании Транснефть и ее двенадцати дочерних организациях. Это был один из первых в России масштабных проектов внедрения СЭД.

С тех пор рынок СЭД активно развивался. Сегодня есть большой выбор СЭД и компаний-подрядчиков, которые предлагают свои услуги по внедрению. Вопрос — как правильно выбрать?

И вот с этого вопроса начинаются сложности. Какими должны быть основные критерии выбора системы и подрядчика для ее внедрения?

Подробнее о нас

ЭТАП 1.
ВСТРЕЧА* И РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЯ

*Может потребоваться несколько встреч в онлайн или офлайн форматах — зависит от специфики Вашего проекта.

этапы работы

Формирование оптимального для заказчика пакета лицензий с учетом всех нюансов лицензионной политики вендора.

Необходимая информация собрана и структурирована. Мы четко понимаем, какие проблемы организации должны быть решены с помощью СЭД.

Мы зададим более 50 вопросов

Подбор готового решения или технологической платформы, в наибольшей степени соответствующей бизнес-процессам, индивидуальным требованиям и ИТ-инфраструктуре заказчика.

Составление и валидация плана-графика.

РЕЗУЛЬТАТОМ ЯВЛЯЕТСЯ…

ФИНАЛЬНАЯ ЧАСТЬ — детальное обсуждение и корректировка плана-графика для синхронизации представлений о результатах проекта

ЭТАП 2. ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА

Мы предложим типовой вариант договора и обсудим все изменения, которые могут запросить ваши юристы. Считаем, что договор должен справедливо учитывать интересы обеих сторон и сами не любим “нередактируемые” шаблоны.

Договор будет включать положения о конфиденциальности. К нему будут приложены детальный план-график работ и/или регламент технического сопровождения (SLA).

ЭТАП 3. ПОСТАВКА ЛИЦЕНЗИЙ ПО ЦЕНЕ ПРАВООБЛАДАТЕЛЕЙ

Каждый вендор имеет свою лицензионную политику. Обычно это довольно большой набор правил, в которых сложно разобраться самостоятельно.

Профессиональный подбор оптимального пакета лицензий часто позволяет сэкономить значительные суммы. Например, за счет использования конкурентных лицензий в компаниях, ведущих деятельность в разных часовых поясах.

ЭТАП 4. АНАЛИТИЧЕСКОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ

После подписания договора наши специалисты проводят подробное аналитическое обследование. Оно будет включать серию интервью и ознакомление с документацией.

Получив необходимую информацию, мы составляем и согласовываем с вами спецификацию по установке и настройке системы.

ЭТАП 5. КАСТОМИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ

Тиражные решения нуждаются в доработке под задачи заказчика. Иногда требуется разработка индивидуального решения.

На этом этапе происходит кастомизация внедряемой системы согласно спецификации по установке и настройке, чтобы получить нужный вам результат. Кроме этого, разрабатываются или настраиваются модули для интеграции СЭД с другими информационными системами. При необходимости выполняется миграция данных из старой СЭД.

ЭТАП 6. ОПЫТНАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ

Пробное использование системы реальными пользователями. В рамках этапа проводится обучение пользователей, оказывается помощь в работе, устраняются ошибки и неточности.

ЭТАП 7. ПОДДЕРЖКА И РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ

Любая организация подобна живому организму. Правила, регламенты, бизнес-процессы, организационно-штатная структура — все постоянно изменяется. Появляются новые задачи, вызовы, идеи. Внедренная СЭД тоже будет нуждаться в своевременных изменениях. Мы позаботимся об этом.

КАК ФОРМИРУЕТСЯ СТОИМОСТЬ ПРОЕКТА

Как в случае болезни, когда невозможно оценить стоимость лечения без диагноза, так и в нашем случае не получится озвучить стоимость без понимания объема работы.

3. Составление плана-графика.

1. Обследование организации заказчика, сбор и структурирование необходимой информации.

Поэтому первым делом мы собираем необходимую информацию, согласовываем с вами ожидаемый результат проекта, а затем рассчитываем его точную стоимость.

2. Подбор готового решения или технологической платформы, в наибольшей степени соответствующей бизнес-процессам, индивидуальным требованиям и ИТ-инфраструктуре компании заказчика.

5. Оценка стоимости проекта.

4. Синхронизация с заказчиком представлений о результатах проекта на основании ПГ. Корректировка ПГ при необходимости.

+7 495 363 31 48

ЗАКАЗАТЬ ОЦЕНКУ ПРОЕКТА

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с правилами обработки персональных данных

Отправьте заявку и мы свяжемся с вами в рабочее время. Или свяжитесь с нами любым удобным способом