Благодаря широкому распространению систем электронного документооборота и развитию инфраструктуры для использования электронной цифровой подписи сложились предпосылки для перехода к следующему этапу – электронному обмену юридически значимыми документами между организациями. Передача бумажных документов занимает много времени и влечет значительные расходы на оплату услуг доставки. Кроме того, бумажные документы часто теряются во время и после пересылки, что в свою очередь может повлиять на сроки оплаты и заключения сделок. При этом юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить без значительных затрат времени и сил. Сегодня на рынке доступны готовые решения, которые полностью соответствуют нормам российского законодательства и удобны в использовании.

Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:

• гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
• выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
• значительно ускорить обмен документами;
• отказаться от операций сканирования и ручного ввода данных;
• сократить издержки на доставку и архивное хранение бумажных оригиналов;
• гибко управлять политиками доступа к электронным документам;
• участвовать в государственных закупках и тендерах;
• наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми органами.

Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой фундамент — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. Правовую силу ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру аккредитации в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям сервисы для организации обмена юридически значимыми электронными документами, в том числе договорной и бухгалтерской документацией.

Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Компания BTLab предоставляет модули, с помощью которых можно интегрировать систему электронного документооборота организации с внешним сервисом ЮЗДО, а также услуги по их настройке. Исходящие документы будут поступать в систему обмена непосредственно из вашей СЭД без каких-либо ручных операций. Аналогично входящие документы будут загружаться в СЭД прямо из системы обмена.

Кроме того, являясь официальным партнером ведущих российских операторов ЮЗДО, мы предлагаем подключение к сервисам обмена по выгодным ценам.

Узнать больше о системе Контур.Диадок

Узнать больше о системе Логика ЮЗ ЭДО