Диадок — это сервис для обеспечения юридически значимого электронного документооборота между организациями, с помощью которого можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью и печатью организации, ФНС и суды принимают их в качестве оригиналов.

Создание и отправка документов

Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), как в электронной налоговой отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

Счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой.

Распределение входящих документов

Вы можете настроить один из видов маршрутизации:

• Контрагент сам выбирает подразделение вашей компании, которое получит документ.
• Вы назначаете подразделение, в которое будут приходить все документы от определенного контрагента.
• Документы автоматически перенаправляются в зависимости от КПП или грузополучателя, указанных в документе.

При использовании модуля Диадок для 1С все действия с входящими документами доступны непосредственно из вашей учетной системы.

Согласование документов внутри компании

В Диадоке легко согласовывать документы внутри компании: можно направить документ на визирование или подписание определенному сотруднику или всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ на странице «Согласование».

Отправлять документы на подписание или согласование можно как из веб-версии Диадока, так и из модуля для 1С.

Подписание документов на любом устройстве

С облачной подписью вы можете работать в Диадоке даже на планшете и смартфоне. Вам не придется устанавливать дополнительное программное обеспечение: закрытый ключ хранится на сервере Диадока, а для подписания документов запрашивается код из SMS-сообщения.

Работать с облачной подписью так же безопасно, как с обычным сертификатом, плюс нет возможности потерять закрытый ключ или забыть пароль от него.

Приглашение контрагентов

Вы можете легко узнать, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке: введите название компании или загрузите файл со списком ИНН. Подключенным организациям можно отправить приглашение к обмену документами. После того, как организация одобрит запрос, она появится в вашем списке активных контрагентов.

При использовании модуля Диадок для 1С контрагенты, уже подключенные к Диадоку, будут отмечены прямо в вашей учетной системе.

Хранение документов

Хранить документы в Диадоке безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает потерю информации невозможной. Серверы Диадока находятся в одном из лучших дата-центров России. Документы в Диадоке будут доступны вам даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.

Поиск документов

Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысяч документов нужный. Список документов из результатов поиска можно скачать в виде Excel-файла.

Найти документ пятилетней давности в Диадоке — дело пары секунд.

Представление документов в контролирующие органы и суды

Для представления в суд или контролирующий орган вы можете использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО.

При ответе на требование ИФНС в системе Контур.Экстерн всё еще проще: выберите нужные документы из Диадока, опись заполнится автоматически, вам останется только нажать на кнопку «Отправить».

Иерархия подразделений

В Диадоке можно создать иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников. Это позволяет:

• Организовывать поток входящих документов
• Ограничить «область видимости»: каждый сотрудник сможет видеть документы одного или нескольких подразделений.

При необходимости документы можно «перекладывать» из подразделения в подразделение.

Доступ сотрудников в систему

Входить в Диадок можно по сертификату или по паролю. Пользователей с паролем администратор вашей организации может создавать самостоятельно, бесплатно и в неограниченном количестве. Таким пользователям доступны все возможности, кроме подписания документов.

Роуминг

Когда возникает необходимость обменяться документами с контрагентом, который работает в другой системе ЭДО, пользователям Диадока поможет роуминг (технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами).

СКБ Контур — лидер на рынке ЭДО по развитию роуминговых соглашений.

Безопасность

Электронные документы передаются по зашифрованному каналу связи, исключающему перехват или подмену данных. Все документы подписываются квалифицированной электронной подписью. Сотрудники с правами администратора для дополнительной защиты могут включить двухфакторную аутентификацию: для входа в систему нужно будет дополнительно ввести код из SMS-сообщения.

Протокол передачи документа

Передача каждого документа через Диадок фиксируется Протоколом передачи, в котором отражаются все этапы его обработки: кем и когда документ был согласован, подписан, отправлен, получен.

Протокол передачи — удобный инструмент для отслеживания пути документа, для анализа цепочки согласования (насколько оперативно с документом работает каждый из сотрудников), а также неоспоримое доказательство того, что документ был получен контрагентом (на случай, если он это отрицает).

Источник информации: diadoc.ru