Скриншоты:

Платформа Alfresco разработана с использованием Java-технологий. Свободно распространяемая редакция Alfresco Community функционирует только на базе бесплатных свободно-распространяемых платформ: сервера приложений Apache Tomcat и JBoss (WildFly), СУБД Apache Derby, MySQL, PostgreSQL или HSQL. Платная редакция Alfresco Enterprise предоставляет поддержку ПО корпоративного класса:

• поддержку серверных ОС: Red Hat Enterprise Linux, Windows Server, Sun Solaris, Ubuntu, Suse;
• поддержку корпоративных СУБД: Oracle, SQL Server, DB2 и др.;
• поддержку серверов приложений корпоративного уровня: WebLogic, WebSphere и др.;
• интеграцию с проприетарными приложениями и надстройками партнёров.

С помощью удобного web-интерфейса Alfresco возможен доступ к данным из любой точки мира через защищенное соединение. Возможен доступ к системе со смартфонов и планшетов.

Alfresco имеет открытый исходный код и соответствует открытым стандартам. Таким образом, функциональность платформы может быть изменена для решения задач конкретной организации. Заказчику предоставляются полные права на модификацию системы.

По умолчанию Alfresco предоставляет следующие основные возможности:

• Организация виртуальных рабочих пространств для совместной работы с данными с возможность разграничения прав доступа, что очень удобно для организации проектной деятельности. При этом все данные загружаются в единое электронное хранилище.
• Поддержка версионности объектов данных и истории работы с ними. Таким образом, всегда существует возможность посмотреть кто, что и когда изменил, а также вернуться к более ранним версиям.
• Конструктор бизнес-процессов для создания сценариев автоматической маршрутизации и обработки данных.
• Совместная работа с корпоративной базой знаний с использованием подхода Wiki. База знаний состоит из множества статей, имеющих ссылки друг на друга (как wikipedia.org). При этом нет необходимости знать wiki-разметку. Создание страниц осуществляется с помощью удобного web-редактора.
• Ведение дискуссий. Дискуссии — это своего рода форум, где любой сотрудник может создать новое обсуждение, а остальные сотрудники смогут в нем участвовать, оставляя свои сообщения. Это очень удобно, когда необходимо, чтобы обсуждение было зафиксировано, и в будущем была возможность найти информацию о ходе и результатах обсуждения.
• Ведение блогов, что позволяет руководству организации доводить до сведения служащих какую-либо информацию с временной привязкой.
• Календарь событий. В календаре могут быть указаны события в организации или события в проекте, о которых необходимо знать определенному кругу лиц, например группе проекта или отделу.
• Управление веб-содержимым (Web Content Management) – полноценная CMS система, которую ставят в один ряд с Drupal/Joomlа. Поддерживается произвольное количество сайтов, автоматическая кластеризация, виртуализация, развертывание копий сайта и многое другое.

Работа пользователя в Alfresco начинается с панели управления (Dashboard), которая предоставляет обзор основных задач на данный момент. Отсюда можно попасть во все разделы системы. Панель управления разделена на блоки, так называемые "Дашлеты" (от английского Dashlet), и полностью настраиваема. Пользователь всегда может включить те блоки, которые его интересуют и выключить ненужные.

Рассмотрим подробнее основные функциональные блоки Alfresco:

• Библиотека документов
• Вики
• Блог
• Календарь
• Ссылки
• Дискуссии

В разделе Библиотека документов производится работа с корпоративными документами. После загрузки документу присваивается внутреннее имя, он снабжается описанием, метками и помещается в определенную папку. Для документа определяются права доступа. После того, как документ загружен в библиотеку, можно его посмотреть, изменить или добавить свои комментарии. Позднее можно добавить обновленную версию документа. При необходимости можно просмотреть старые версии документа, либо совершить откат к одной из них. Существует возможность конструировать сценарии обработки документов. Например, маршрут согласования документа.

Каталоги в библиотеке документов могут быть представлены, как папки общего доступа в домене Windows. Кроме того существуют плагины для Microsoft Office и OpenOffice, которые обеспечивают управление свойствами документов непосредственно из этих приложений.

Модуль Вики предназначен для быстрого совместного ведения корпоративной базы знаний. Благодаря языку вики и встроенному редактору добавление и правка статей происходит легко и быстро. Каждой статье можно присвоить одну или несколько меток, что обеспечивает легкую каталогизацию контента и его удобный поиск. В статьях вики интенсивно используются гипертекстовые ссылки. Таким образом, читателю может быть предложено бесчисленное множество маршрутов чтения статей. Кроме того, так же как и Библиотека документов, Вики обеспечивает версионность статей.

Блог представляет собой вебсайт, основной контент которого – добавляемые в обратном хронологическом порядке записи. Блог может играть роль инструмента общения между более узкой группой "писателей" и более широкой группой "читателей". Классический пример такого общения в контексте предприятия - это связка "администрация - служащие предприятия". Администрация может с помощью блога доносить до сведения служащих какую-либо информацию с временной привязкой. Например, изменения в законодательстве, внутренних нормах и правилах, результаты деятельности компании, объявления о корпоративных вечеринках и т.д.

Календарь позволяет пользователям вносить информацию о предстоящих встречах и других событиях в ту же систему, где находятся корпоративные данные. Это позволяет достичь определенного синергетического эффекта. Например, возможность отсылки участников встречи к каким-либо документам упрощает постановку повестки дня встречи. Участники готовятся к встрече, просматривая документы, привязанные к событию в календаре. Календарь предлагает пользователю несколько перспектив: дневная, недельная, месячная, общий обзор.

В разделе "Ссылки" пользователи портала могут хранить ссылки на документы и интернет-ресурсы, необходимые в работе. Вместо того, чтобы каждый сотрудник хранил свои ссылки локально, ссылки всех сотрудников хранятся в одном месте. Это позволяет практически свести к нулю избыточность данных.

В разделе "Дискуссии" размещаются темы, по которым необходимо широкое обсуждение. Например, при участии всех заинтересованных сторон необходимо выработать общую линию поведения по какому-либо вопросу. Причем дискуссия ожидается горячая и непростая, а ее участники разнесены географически. Вместо личных встреч и связанных с ними расходов дискуссия переносится в Alfresco. Это дает многочисленные преимущества, начиная с экономии средств и заканчивая готовой "стенограммой" дискуссии.

Резюмируем преимущества платформы Alfresco:

• В архитектуре Alfresco используются только открытые технологии, что обеспечивает возможность модификации функционала и создания дополнительных модулей.
• Неограниченное количество рабочих мест: работать в системе Alfresco могут все сотрудники организации и внешние контрагенты.
• Низкие требования к IT-ресурсам: возможность интеграции в любую IT-инфраструктуру организации.
• Высочайшая производительность: тесты показали среднюю скорость загрузки – 140 файлов в секунду. Всего было загружено 107 млн. файлов.
• Доступ к документам можно получить из Microsoft Office, OpenOffice, корпоративного портала, доступного из любой точки мира.
• Высокий уровень безопасности.
• Простое решение, не требующее сложного и дорогостоящего внедрения.