Скриншоты:

Платформа OpenText Documentum предоставляет мощный инструментарий для разработки прикладных решений в области управления корпоративным контентом (ECM). Как правило, для каждого заказчика создается уникальное решение, которое идеально соответствует потребностям конкретного бизнеса.

Создание уникального ECM-решения – достаточно трудоемкий и дорогостоящий процесс. Чтобы сократить сроки и стоимость разработки, компания BTLab создала ряд типовых решений на платформе OpenText Documentum, каждое из которых может быть взято за основу и доработано согласно требованиям конкретного заказчика.

Кроме того, автоматизация небольшого количества рабочих мест с помощью типового решения с минимальной кастомизацией может рассматриваться как пилотный проект, который позволит заказчику ознакомиться с возможностями платформы OpenText Documentum и более четко сформулировать планы по развитию собственного решения.

Компания BTLab предлагает несколько типовых решений на платформе OpenText Documentum:

• Автоматизированная Система Управления Документами (АСУД);
• Согласование договоров;
• Электронный архив бухгалтерских документов для территориально распределенного предприятия.

Ниже приведен краткий перечень функций типового решения АСУД:

Учет и хранение документов различных типов

• Входящая корреспонденция.
• Исходящая корреспонденция.
• Организационно-распорядительные документы.
• Служебные записки.
• Приказы по группе компаний.
• Информационные письма по группе компаний.

Ведение справочников

• Поддержка более 15 справочников.
• Иерархическое представление структуры своей организации.
• Ведение штатного расписания организации с возможность назначения сотрудников на совмещаемые должности.
• Функция автоподбора значений из справочников при заполнении полей электронных карточек.

Создание, регистрация, рассылка и импорт документов

• Ведение журналов регистрации.
• Гибкая настройка системы нумерации документов в журналах.
• Печать журналов регистрации.
• Связывание документов «по вопросу».
• Создание документов на основе шаблонов.
• Автоматическая регистрация служебных записок после подписания и их отправка адресату.
• Автоматический импорт входящих документов из электронной почты и с факса.
• Создание новых карточек документов из карточек существующих с автоматическим формированием ссылочной связи.

Исполнение резолюций и поручений, контроль исполнительской дисциплины

• Рассылка документов на рассмотрение.
• Создание резолюций по документам.
• Возможность назначения ответственного исполнителя, нескольких соисполнителей и контролера резолюции.
• Возможность указать различные тексты для одного или нескольких исполнителей в одной резолюции.
• Возможность сохранения и повторного использования текстов резолюций.
• Возможность привязки сохраненных текстов резолюций к ответственным исполнителям для ускорения заполнения карточки резолюции.
• Уведомление пользователей о событиях, связанных с обработкой резолюций (включая приближение и наступление даты контроля резолюции).
• Создание и рассмотрение отчетов об исполнении резолюций, возможность отправки некачественно выполненных резолюций на повторное исполнение.
• Возможность автоматического объединения отчетов об исполнении резолюции, подготовленных соисполнителями резолюции, в один отчет.
• Для исполнителя резолюции существует возможность отметить резолюцию как ошибочно направленную.
• Возможность создания дочерних резолюций (поддержка иерархии резолюций).
• Формирование отчетов об исполнительской дисциплине конкретных сотрудников и подразделений, в том числе с подсчетом показателей эффективности работы.
• Отдельное представление для контроля исполнения документов и резолюций.
• Использование типовых сроков исполнения.

Согласование и подписание документов

• Возможность формирования сложных маршрутов согласования, состоящих из нескольких уровней и нескольких участников согласования на каждом уровне.
• Возможность сохранения и повторного использования маршрутов согласования.
• Наглядная визуализация маршрутов согласования в виде дерева.
• Возможность ввода замечаний участниками согласования и отправки документа на доработку.
• Возможность возобновления согласования с начала или с первого незавершенного уровня.
• Возможность для каждого участника согласования организовать дополнительное согласование с привлечением новых участников.
• Печать листа согласования.
• Возможность автоматической отправки согласованного документа на подписание руководителю.
• Возможность вынести конфликт согласования (отказ подписать документ одного из согласующих) на этап подписания документа высшим руководством.
• Использование типовых сроков согласования.
• Возможность автоматического согласования документа от имени участника, если участник согласования не вынес решение в установленные сроки.
• Автоматическая рассылка «извещений» на электронную почту пользователя о поступлении ему задания на рассмотрение, согласование документа, поручения и т.д.

Организация архивного хранения документов

• Поддержка номенклатуры дел.
• Списание документов в дело.
• Формирование отчетов по архивному хранению документов.
• Использование отдельного архивного хранилища для хранения документов, списанных в дело.
• Наличие отдельного физического хранилища для размещения архивных документов (с целью снижения нагрузки на оперативного хранилище документов) с сохранением оперативного доступа к архивным документам.

Поиск документов

• Поиск документов по значениям полей карточек.
• Полнотекстовый поиск по содержимому файлов, прикрепленных к карточкам документов.
• Использование настраиваемых фильтров при работе со списками данных.
• Возможность сохранения и повторного использования поисковых запросов.
• Возможность сквозного поиска документа одновременно в оперативном и архивном хранилищах

Обеспечение информационной безопасности

• Разграничение прав доступа, поддержка ролей пользователей.
• Делегирование полномочий, в том числе, поддержка секретарского делегирования.
• Полный аудит и протоколирование действий пользователей в системе.
• Возможность шифрования содержимого базы документов.
• Возможность доменной аутентификации пользователей при входе в систему.

Работа с файлами документов

• Возможность прикрепления произвольного количества файлов любых форматов к электронным карточкам документов.
• Автоматическое открытие файлов из системы в соответствующих приложениях, установленных на локальном компьютере пользователя.
• Поддержка версионности прикрепленных файлов.
• Механизм блокировок для обеспечения коллективной работы с файлами.
• Автоматический импорт файлов в систему напрямую со сканера.

Пользовательский интерфейс

• Универсальное рабочее место пользователя, функциональность которого изменяется в зависимости от роли пользователя в системе.
• Возможность сортировки и группировки списков данных по любому полю.
• Возможность для пользователя настройки состава и порядка следования столбцов в таблицах.
• Возможность использования настраиваемых фильтров для фильтрации списков данных.
• Возможность использования "горячих" клавиш.
• Автоподбор значений при заполнении полей электронных карточек.
• Привычная для пользователей концепция интерфейса в стиле MS Outlook.
• Сохранение настроек пользовательского интерфейса индивидуально для каждого пользователя
• Автоматическое обновление клиентского приложения.