Скриншоты:
Платформа OpenText Documentum предоставляет мощный инструментарий для разработки прикладных решений в области управления корпоративным контентом (ECM). Как правило, для каждого заказчика создается уникальное решение, которое идеально соответствует потребностям конкретного бизнеса.
Создание уникального ECM-решения – достаточно трудоемкий и дорогостоящий процесс. Чтобы сократить сроки и стоимость разработки, компания BTLab создала ряд типовых решений на платформе OpenText Documentum, каждое из которых может быть взято за основу и доработано согласно требованиям конкретного заказчика.
Кроме того, автоматизация небольшого количества рабочих мест с помощью типового решения с минимальной кастомизацией может рассматриваться как пилотный проект, который позволит заказчику ознакомиться с возможностями платформы OpenText Documentum и более четко сформулировать планы по развитию собственного решения.
Компания BTLab предлагает несколько типовых решений на платформе OpenText Documentum:
- Автоматизированная Система Управления Документами (АСУД);
- Согласование договоров;
- Электронный архив бухгалтерских документов для территориально распределенного предприятия.
Ниже приведен краткий перечень функций типового решения АСУД:
Учет и хранение документов различных типов
- Входящая корреспонденция.
- Исходящая корреспонденция.
- Организационно-распорядительные документы.
- Служебные записки.
- Приказы по группе компаний.
- Информационные письма по группе компаний.
Ведение справочников
- Поддержка более 15 справочников.
- Иерархическое представление структуры своей организации.
- Ведение штатного расписания организации с возможность назначения сотрудников на совмещаемые должности.
- Функция автоподбора значений из справочников при заполнении полей электронных карточек.
Создание, регистрация, рассылка и импорт документов
- Ведение журналов регистрации.
- Гибкая настройка системы нумерации документов в журналах.
- Печать журналов регистрации.
- Связывание документов «по вопросу».
- Создание документов на основе шаблонов.
- Автоматическая регистрация служебных записок после подписания и их отправка адресату.
- Автоматический импорт входящих документов из электронной почты и с факса.
- Создание новых карточек документов из карточек существующих с автоматическим формированием ссылочной связи.
Исполнение резолюций и поручений, контроль исполнительской дисциплины
- Рассылка документов на рассмотрение.
- Создание резолюций по документам.
- Возможность назначения ответственного исполнителя, нескольких соисполнителей и контролера резолюции.
- Возможность указать различные тексты для одного или нескольких исполнителей в одной резолюции.
- Возможность сохранения и повторного использования текстов резолюций.
- Возможность привязки сохраненных текстов резолюций к ответственным исполнителям для ускорения заполнения карточки резолюции.
- Уведомление пользователей о событиях, связанных с обработкой резолюций (включая приближение и наступление даты контроля резолюции).
- Создание и рассмотрение отчетов об исполнении резолюций, возможность отправки некачественно выполненных резолюций на повторное исполнение.
- Возможность автоматического объединения отчетов об исполнении резолюции, подготовленных соисполнителями резолюции, в один отчет.
- Для исполнителя резолюции существует возможность отметить резолюцию как ошибочно направленную.
- Возможность создания дочерних резолюций (поддержка иерархии резолюций).
- Формирование отчетов об исполнительской дисциплине конкретных сотрудников и подразделений, в том числе с подсчетом показателей эффективности работы.
- Отдельное представление для контроля исполнения документов и резолюций.
- Использование типовых сроков исполнения.
Согласование и подписание документов
- Возможность формирования сложных маршрутов согласования, состоящих из нескольких уровней и нескольких участников согласования на каждом уровне.
- Возможность сохранения и повторного использования маршрутов согласования.
- Наглядная визуализация маршрутов согласования в виде дерева.
- Возможность ввода замечаний участниками согласования и отправки документа на доработку.
- Возможность возобновления согласования с начала или с первого незавершенного уровня.
- Возможность для каждого участника согласования организовать дополнительное согласование с привлечением новых участников.
- Печать листа согласования.
- Возможность автоматической отправки согласованного документа на подписание руководителю.
- Возможность вынести конфликт согласования (отказ подписать документ одного из согласующих) на этап подписания документа высшим руководством.
- Использование типовых сроков согласования.
- Возможность автоматического согласования документа от имени участника, если участник согласования не вынес решение в установленные сроки.
- Автоматическая рассылка «извещений» на электронную почту пользователя о поступлении ему задания на рассмотрение, согласование документа, поручения и т.д.
Организация архивного хранения документов
- Поддержка номенклатуры дел.
- Списание документов в дело.
- Формирование отчетов по архивному хранению документов.
- Использование отдельного архивного хранилища для хранения документов, списанных в дело.
- Наличие отдельного физического хранилища для размещения архивных документов (с целью снижения нагрузки на оперативного хранилище документов) с сохранением оперативного доступа к архивным документам.
Поиск документов
- Поиск документов по значениям полей карточек.
- Полнотекстовый поиск по содержимому файлов, прикрепленных к карточкам документов.
- Использование настраиваемых фильтров при работе со списками данных.
- Возможность сохранения и повторного использования поисковых запросов.
- Возможность сквозного поиска документа одновременно в оперативном и архивном хранилищах
Обеспечение информационной безопасности
- Разграничение прав доступа, поддержка ролей пользователей.
- Делегирование полномочий, в том числе, поддержка секретарского делегирования.
- Полный аудит и протоколирование действий пользователей в системе.
- Возможность шифрования содержимого базы документов.
- Возможность доменной аутентификации пользователей при входе в систему.
Работа с файлами документов
- Возможность прикрепления произвольного количества файлов любых форматов к электронным карточкам документов.
- Автоматическое открытие файлов из системы в соответствующих приложениях, установленных на локальном компьютере пользователя.
- Поддержка версионности прикрепленных файлов.
- Механизм блокировок для обеспечения коллективной работы с файлами.
- Автоматический импорт файлов в систему напрямую со сканера.
Пользовательский интерфейс
- Универсальное рабочее место пользователя, функциональность которого изменяется в зависимости от роли пользователя в системе.
- Возможность сортировки и группировки списков данных по любому полю.
- Возможность для пользователя настройки состава и порядка следования столбцов в таблицах.
- Возможность использования настраиваемых фильтров для фильтрации списков данных.
- Возможность использования "горячих" клавиш.
- Автоподбор значений при заполнении полей электронных карточек.
- Привычная для пользователей концепция интерфейса в стиле MS Outlook.
- Сохранение настроек пользовательского интерфейса индивидуально для каждого пользователя
- Автоматическое обновление клиентского приложения.