Компания SUNFLOWER осуществляет свою деятельность в сфере коммерческой недвижимости. Проект SUNFLOWER – реализуемая совместно с правительством Москвы программа строительства на оживленных транспортных развязках города 24-х уникальных надземных сооружений, сочетающих функции пешеходных переходов и коммерческих центров.

 

Создание СЭД в SUNFLOWER – это первый шаг в построении полномасштабной информационной системы компании, вслед за которым последуют внедрение ERP-системы и системы управления проектами. Принимая решение об автоматизации документооборота, компания сформулировала следующие требования к СЭД.

 

Система должна обеспечить:

• поддержку унифицированных правил ведения документооборота в рамках организации;
• систематизированное хранение и поиск документов в различных разрезах – по проектам, осуществляемым компанией, юридическим лицам, участвующим в проектах, по ответственным за проект и т. п.;
• сбор статистических данных по исполнению поручений и подготовку отчетов по контролю исполнительской дисциплины.

 

Сегодня все эти цели достигнуты. СЭД компании построена на базе системы БОСС-Референт v.2 – собственной разработки компании Аплана (группа компаний АйТи), реализованной на платформе Lotus Domino/Notes. По словам Святослава Жука, руководителя IT-подразделения компании-заказчика, предпочтение в пользу БОСС-Референта отдано по нескольким причинам. – "Платформа Lotus Domino/Notes изначально ориентирована на построение систем документооборота и создание единого информационного пространства компании, и это одна из наиболее стабильных и защищенных платформ в настоящее время. Она имеет открытую архитектуру, что важно с точки зрения возможности развития СЭД. Нас привлекли также хорошее соотношение цена/качество предложенного решения и возможность быстрого внедрения системы БОСС-Референт".

 

В настоящее время система развернута на всех 34-х рабочих местах офиса компании. Создание СЭД позволило унифицировать процедуры обработки более 20 видов документов, в числе которых входящая и исходящая корреспонденция, бухгалтерские документы, договоры, распорядительные документы и др.

 

Проект реализован за 29 рабочих дней специалистами компании BTLab – партнера компании Аплана, которые выполнили аналитическое обследование документооборота заказчика, развернули и настроили систему, обучили конечных пользователей работе в системе, а также провели ее опытную эксплуатацию и сдачу в промышленное использование.