В 2007 г. компания BTLab внедрила СЭД БОСС-Референт v.3 в ООО «Фирма «Промхим» (г. Черкесск). Внедрение системы позволило создать единое управленческое пространство и обеспечить поддержку единого регламента работы с корреспонденцией и внутренними управленческими документами.

ООО «Фирма «Промхим» занимается оказанием транспортных услуг. Это динамично развивающаяся компания, планирующая в ближайшем будущем открыть филиалы в соседних регионах.

Принимая решение о внедрении СЭД, руководство компании преследовало главным образом стратегические цели – рост конкурентоспособности предприятия за счет повышения качества и скорости подготовки управленческих решений и их четкой реализации. Кроме того, выбор СЭД был тесно связан с планами заказчика по расширению бизнеса – планами открытия филиалов в других регионах. Именно поэтому на первый план вышли три характеристики СЭД: наличие функциональных возможностей, позволяющих быстро ввести регламенты электронного документооборота в целом по компании, простота масштабирования приложения и поддержка работы системы в распределенной среде. Предпочтение было отдано СЭД БОСС-Референт – разработке компании Аплана (группа компаний АйТи), реализованной на платформе IBM Lotus Domino.

Проект по внедрению СЭД был выполнен за 3 месяца компанией BTLab при шеф-контроле со стороны специалистов Апланы. В результате его выполнения автоматизированы все основные процессы документооборота ООО «Фирма «Промхим»: выявлены типовые управленческие документы, модифицированы и утверждены регламенты работы с ними, регламенты перенесены в СЭД, где они используются руководителями и ведущими специалистами компании. Сегодня в компании «Промхим» с помощью СЭД автоматизировано 100 рабочих мест.

Первый этап проекта состоял в аналитическом обследовании предприятия, в ходе которого были выявлены общие и специфические процессы обработки корреспонденции, организационно-распорядительных документов, договоров, служебных записок и заявок. В результате были выработаны рекомендации по оптимизации процессов обработки документов, подготовке аппаратно-технической базы предприятия и выделению подразделений и сотрудников, ответственных за делопроизводство и хранение управленческих документов.

На втором этапе проекта были разработаны следующие документы:

• Концепция внедрения СЭД разработанная с учетом необходимости постоянного развития системы в соответствии с требованиями бизнеса.
• Регламент работы сотрудников корпорации в СЭД. В документе описан новый стандарт работы с электронными документами корпорации, обеспечивающий управляемость и защищенность информации.
• Спецификация по установке и настройке СЭД БОСС-Референт.

В ходе третьего этапа проекта были установлены и настроены серверы Lotus Domino и СЭД БОСС-Референт v.3. На 100 рабочих местах пользователей развернуты клиентские части Lotus Notes 6.5. Кроме того, на рабочем месте администратора системы были установлены платформа IBM Lotus WorkFlow и генератор отчетов Report'sMan. В ходе этого же этапа было проведено обучение пользователей по курсу «Основы работы с БОСС-Референт v.3» и организована опытная эксплуатация системы. После завершения опытной эксплуатации, которая продолжалась 14 дней, система была сдана в промышленную эксплуатацию.

В системе работают все управленческие структуры предприятия: дирекция, бухгалтерия, юридические отделы, секретариат, руководители и ведущие специалисты. СЭД охватывает все важнейшие процессы электронного документооборота:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции, согласование, подписание и исполнение организационно-распорядительных документов, обработка документов, составляющих внутреннюю переписку подразделений (служебные записки, заявления, заявки), подготовка, согласование и контроль исполнения договоров;
• поиск документов и контроль исполнения поручений руководства;
• поддержка в актуальном состоянии справочной информации СЭД, состава ее пользователей, организация независимой работы подразделений с отдельными группами контрагентов.

В ходе проекта для каждого структурного подразделения в СЭД реализованы регламенты, которые определяют правила обработки входящей/исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, договоров, служебных записок и заявок. В их числе:

•  по внутренним документам: заявки в ит-отдел, на обеспечение материально-техническими средствами, заявки на транспорт, объяснительные записки на имя руководства, отчеты о проделанной работе и др.
• по договорным документам: договоры на закупку, поставку, на транспортные услуги;
• по организационно-распорядительным документам: дисциплинарные взыскания, распоряжения по производству, приказы по общей деятельности;
• по внешней корреспонденции: информационные письма, коммерческие предложения, различные бухгалтерские документы (акты, счета-фактуры).

В настоящее время специалисты ООО «Фирма «Промхим» собирают и анализируют предложения по уточнению процедур работы с документами и, располагая средствами СЭД БОСС-Референт, самостоятельно реализуют их в системе электронного документооборота предприятия.