Новости

19.11.2018

Вышла версия 5.5 системы Docsvision

Архитектура новой версии полностью переработана для оптимизации производительности. В ходе испытаний требуемое быстродействие было достигнуто при 120 тыс. одновременно работающих пользователях...

18.10.2018

Вебинар: «Логика СЭД» на СПО-платформе Alfresco. Просто о сложностях документооборота!

1 ноября Олег Бейлезон, руководитель практики Alfresco компании «Логика Бизнеса», проведет вебинар по СЭД на СПО-платформе Alfresco/МСВСфера Инфооборот...

Все новости

Функциональность

ELMA – это полнофункциональная система управления бизнес-процессами и набор прикладных решений, созданных на её основе. Наряду с простым и понятным интерфейсом система обладает огромными функциональными возможностями, которые позволяют обеспечить качественную реализацию самых сложных технических потребностей бизнеса.

Система ELMA включает следующие функциональные модули:

При этом система управления бизнес-процессами ELMA BPM является платформой, на базе которой созданы остальные модули. Это позволяет органично встроить процессы обработки документов, ведения продаж, управления проектами в сквозные процессы организации и вовлечь в работу всех сотрудников. Модуль ELMA KPI предоставляет возможность конструировать ключевые показатели и автоматически рассчитывать их значения, используя собранную статистику выполнения бизнес-процессов.

Приведенная ниже схема упрощенно описывает архитектуру системы ELMA:

Рассмотрим подробнее функциональность каждого из модулей системы ELMA.

ELMA BPM

ELMA BPM автоматизирует бизнес-процессы предприятия, обеспечивая удобный мониторинг и контроль их исполнения сотрудниками. Кроме того, на платформе ELMA BPM реализованы все остальные функциональные модули.

Функции ELMA BPM можно разделить на 4 основные группы:

1. Моделирование бизнес-процессов

В поставку системы входит графический редактор «Дизайнер ELMA», предназначенный для проектирования бизнес процессов. Проектирование ведется в соответствии с нотацией BPMN – общепринятого международного стандарта описания бизнес-процессов. Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процессов может выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке диаграмм, привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации.

После того, как графическая модель бизнес-процесса построена, определяются данные, с которыми осуществляется работа в рамках бизнес-процесса, и производится настройка операций бизнес-процесса. Например, в случае пользовательских задач определяется, с какими данными работает исполнитель, какие данные он должен предоставить по выполнению задачи и какие действия должен выполнить.

Моделирование бизнес-процесса в Дизайнере ELMA заканчивается его опубликованием, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-интерфейсе приложения ELMA BPM.

2. Исполнение бизнес-процессов

Автоматизация исполнения процессов осуществляется в соответствии с их графическими моделями. От стартового события, следуя по цепочке переходов к конечному результату. Участники процессов автоматически получают задачи в интерфейсе системы, когда выполнение процесса доходит до соответствующего шага.

На карточке задачи приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения поставленной задачи. От исполнителя может потребоваться ввод некоторых данных – в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых может быть при необходимости обязательным.

Каждый участник бизнес-процесса не задумывается о том, кто и какие действия должен выполнять дальше. Эти вопросы приложение ELMA BPM берет на себя.

Все задачи, которые не требуют труда реальных сотрудников организации, выполняются приложением ELMA BPM автоматически.

В системе может быть одновременно запущено сколько угодно экземпляров одного и того же бизнес-процесса – все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.

3. Мониторинг и контроль исполнения процессов

ELMA BPM содержит исчерпывающую информацию по каждому экземпляру бизнес-процесса: текущие значения параметров, комментарии и вопросы пользователей, текущие выполняемые задачи, их исполнители и статусы и т. д.

Пользователь, имеющий соответствующие права, может управлять ходом бизнес-процесса. Например, можно поправить параметры выполнения бизнес-процесса или вовсе прекратить его выполнение.

Каждый экземпляр бизнес-процесса в системе имеет свою карту, которая выглядит как графическая модель этого процесса с соответствующими пометками. Уже выполненные операции обведены синей рамкой, выполненные переходы обведены жирными линиями, а текущая выполняемая операция обведена жирной зеленой рамкой. Таким образом, можно узнать не только какие задачи по процессу выполняются в данный момент, но и предыдущий ход, по которому выполнялся процесс.

ELMA BPM предоставляет инструмент, позволяющий измерять и оценивать качество исполнения процессов. Система измеряет следующие типы показателей:

  • Временные показатели измеряют время выполнения какого-то отрезка бизнес-процесса (это может быть действие, либо цепочка действий). С помощью временного показателя можно измерять среднее время, максимальное время, минимальное время, а также смотреть, как ситуация меняется от месяца к месяцу.
  • Персональные временные показатели показывают то же самое, но уже учитывают, кто был исполнителем процесса на данном участке. Т.е. Иванов проходит этот путь за 4 дня, а Сидоров за 2 дня. Если временные показатели процесса не устраивают руководителя, то персональные временные показатели позволяют погрузиться в суть вопроса.
  • Технические показатели измеряют все остальное, кроме времени. Самый простой технический показатель - это количество запущенных за месяц процессов. Имея данные за полгода, можно выявить динамику роста нагрузки на отдельных участках работы.
  • Персональные технические показатели – это те же технические показатели, но в разрезе персоналий. С их помощью, например, можно выявить, кто чаще других запускает процесс, или является исполнителем какой-то задачи.

4. Оптимизация процессов

По результатам мониторинга бизнес-процессов проводится их оптимизация. ELMA BPM позволяет изменять бизнес-процессы «на лету». Достаточно внести изменения в графическую модель, и уже со следующего запуска процесса сотрудники будут получать задачи согласно новой схеме.

Например, руководитель решил, что операцию «Составление сметы» лучше выполнять Коммерческому директору, а не Менеджеру по продажам (это может быть связано с особенностями работы организации). Приложение ELMA BPM позволяет изменить процесс в работающей системе (для этого не нужен ни программист, ни остановка системы) и применить изменения немедленно. После того, как процесс исполнен с учетом сделанных изменений, можно сразу оценить эффективность внесенных корректировок.

ELMA ECM+

Подробную информацию о функциональности модуля ELMA ECM+ Вы можете посмотреть в разделе нашего сайта, посвященном системам электронного документооборота.

ELMA Проекты+

ELMA Проекты+ представляет собой удобное комплексное средство, предназначенное для контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими), управления проектными рисками и организации взаимодействия между участниками проекта.

Основные функции приложения ELMA Проекты+ позволяют эффективно решать следующие задачи:

  • Управление сроками выполнения проекта;
  • Организация единого информационного пространства по проекту;
  • Коммуникации между участниками проекта;
  • Управление бюджетом проекта;
  • Информирование участников проекта о ходе его выполнения;
  • Управление рисками проекта.

Календарное планирование проекта

ELMA предоставляет качественный инструмент календарного планирования, который позволит управлять сроками и объемами исполнения проекта. Календарный план ELMA совместим с календарным планом MS Project.

Сформировать и опубликовать календарный план проекта можно вручную, либо импортировать из файла MS Project. В любом случае в итоге получаем план проекта в виде диаграммы Ганта.

В готовом плане можно в один клик мыши перейти к любой задаче и получить подробную информацию по ее исполнению: переписку исполнителей, обмен документами, файлами и т. д. Вся история сохраняется.

Для изменения плана можно просто перемещать задачи по диаграмме при помощи мыши и рисовать связи между задачами. На диаграмме сразу виден статус задач: выполненные, просроченные, в работе, а также процент выполнения. В один клик мыши можно построить критический путь.

В любой момент план проекта можно снова выгрузить в файл MS Project.

Отслеживание выполнения календарного плана

Когда исполнитель приступает к выполнению задачи, он делает отметку в системе о начале работы. В процессе работы он может редактировать процент выполнения. После завершения задачи в системе ставится соответствующая отметка. В плане проекта завершенные задачи выделяются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание – красным цветом, задачи, над которыми ведется работа – зеленым. В плане также проставляется процент завершения работ.

Таким образом, программа ELMA позволяет менеджеру проекта контролировать ход выполнения проекта и всегда видеть актуальное состояние дел.

Организация информационного пространства проекта

ELMA Проекты+ предоставляет руководителю проекта удобную среду, в которой все необходимые для управления проектом инструменты находятся в одном месте.

На одной странице приложения отображается следующая информация:

  • Общая информация о проекте. Список участников, основные даты, статус.
  • Календарный план проекта. В плане наглядно видно, какие задачи выполняются в данный момент, какие уже были выполнены, какие просрочены, у каких подходит к концу срок выполнения. Щелкнув мышью по названию задачи, можно просмотреть ее.
  • Комментарии участников и обсуждение работ. Лента сообщений, содержащая переписку участников проекта.
  • Бюджет проекта. Информация о доходах и расходах проекта и построенный на их основании финансовый результат.
  • Документация. База электронных документов проекта, которая обеспечивает возможность разграничения прав доступа для участников проекта.
  • Риски проекта. Перечень потенциальных проблем проекта, пути их предотвращения, минимизации и устранения.

Все перечисленные информационные блоки отображаются в виде портлетов – небольших окон, состав и расположение которых можно настроить произвольно. Для получения более подробной информации достаточно щелкнуть мышью по заголовку портлета. В этом случае открывается отдельная страница, содержащая информацию по вопросу в полном объеме.

Коммуникации в проекте

Для эффективного выполнения задач проекта требуется качественно организовать коммуникации между его участниками. В системе ELMA продуманы механизмы для таких коммуникаций. Пользователи могут посылать друг другу сообщения и общаться в лентах сообщений. Кроме того, к сообщениям они могут прикреплять документы и файлы.

Вся деловая переписка сохраняется в едином информационном пространстве проекта.

Любой участника проекта, у которого есть тема для обсуждения, просто публикует сообщение в ленте. Другие участники мгновенно его увидят, кто должен – прокомментирует. При этом комментарии также увидят все нужные пользователи.

Контроль бюджета проекта

Приложение ELMA Проекты+ позволяет вести постатейный контроль поступлений и платежей в рамках проекта. Для каждого проекта формируется набор статей и позиций, вводятся плановые цифры, а по фактическим документам идет учет фактических доходов и расходов.

Доходы и расходы оформляются как документы в системе ELMA. Их можно посылать на согласование, ознакомление или по иному маршруту. В любой момент можно просмотреть не только движение средств, но и узнать, какие сотрудники причастны к этим процессам и ответственны за них.

Руководитель проекта всегда может посмотреть фактические затраты и текущие платежи на согласовании и оплате в разрезе проекта.

Ограничение доступа к коммерческой информации

Приложение ELMA Проекты+ позволяет гибко разграничивать доступ к информационным ресурсам проекта (общей информации по проекту, документам, бюджетной информации). Доступ к этим ресурсам получат только те участники, которые должны иметь к ним доступ для выполнения своих непосредственных обязанностей в рамках проекта.

Управление рисками

Риски проекта хранятся в едином списке на карточке проекта и всегда находятся на виду у менеджера. Каждому риску при создании выставляется определенный приоритет, подчеркивающий его важность и потенциальную опасность.

В приложении ELMA Проекты+ каждому риску можно сопоставить действия или мероприятия, устраняющие или минимизирующие влияние риска на результаты проекта.

Проектный конвейер

Уникальная концепция «Проектный конвейер» позволяет поставить выполнение типовых проектов на поток, оптимизировать выполнение типовых процедур за счет использования бизнес-процессов и технологических функций ELMA Проекты+.

Проект всегда нацелен на получение уникального результата, однако для многих организаций проектная деятельность является основной. В этом случае доля «уникальности» проектов значительно снижается, из раза в раз приходится выполнять одни и те же операции, проходить одни и те же стадии.

Путем автоматизации бизнес-процессов в проектном управлении удается добиться четкости выполнения типовых процедур, освободиться от рутины и сконцентрироваться на обеспечении качественного выполнения проекта. ELMA Проекты+ будет автоматически сигнализировать обо всех негативных изменениях и отклонениях от плановых показателей.

Система позволяет отслеживать, какие проекты находятся на каждом этапе «конвейера» в данный момент. Это дает прозрачную картину в целом по организации. Если где-то произошел «затор» (массовое скопление проектов на определенной стадии), это может быть плохим знаком и сигналом к действию (в проектах есть «проблемные места», возможно, имеет место простой или перегрузка ресурсов).

Проектный конвейер позволяет использовать бизнес-процессы в следующих местах:

  • Процессы могут автоматически запускаться при попытке сменить стадию жизненного цикла проекта. Такие процессы проверяют выполнение условий для смены стадии и автоматизируют типовые процедуры (например, отправка документации в архив компании при завершении проекта).
  • ELMA позволяет указать, что любая из задач в календарном плане проекта является стандартной процедурой и реализуется с помощью бизнес-процесса. При этом можно связать запуск бизнес-процесса с предшествующей задачей. Например, если процессу «Согласование технического задания» предшествует задача «Написание технического задания», процесс автоматически запустится только после того, как эта задача будет выполнена.
  • Запускать «сервисные» бизнес-процессы можно по мере необходимости прямо из карточки проекта. Это процессы, которые, как правило, не связаны с основным ходом проекта (например, запрос расширения бюджета, регистрация инцидентов, внеплановая закупка оборудования, регистрация служебных записок и т. д.).

Шаблоны проектов

Организации, для которых проектная деятельность является основной, время от времени выполняют однотипные проекты. Чтобы каждый раз не тратить время на создание однотипных проектов с нуля, в приложении ELMA Проекты+ можно использовать шаблоны проектов.

При создании проекта из шаблона автоматически создается план проекта, проектные роли, структура папки с документами, структура бюджета проекта. Остается лишь уточнить все эти составляющие.

Использование шаблонов позволяет экономить время и обеспечить защиту от ошибок при ручном создании проектов.

ELMA CRM+

Основная функция CRM-системы в компании – это помощь в организации процесса продаж. При этом сами процессы отличаются для разных типов компаний и для разных сегментов рынка.

Сложные продажи в системе ELMA CRM+

Сложные продажи так же называются «длинными». Сложный процесс продажи подразумевает длительную работу с клиентами, серьёзный контроль за ходом сделки и часто комплексный продукт (или набор услуг).

Основным инструментом при организации сложных продаж является Воронка продаж. На каждую продажу заводится сделка, которая движется вперед по этапам и в конечном итоге либо завершается положительным результатом, либо завершается неуспехом.

ELMA CRM+ позволяет быстро понять, на каких этапах больше всего сделок завершается неудачей. Эта информация может быть полезна для анализа и устранения причин подобных неудач и повышения эффективности.

Быстрые продажи в системе ELMA CRM+

Быстрые продажи – это отгрузка любой простой продукции или оказание простых услуг. Например, это отгрузка канцелярской продукции, продажа в интернет-магазине, продажа бытовых услуг.

Для такого рода продаж идеально использовать механизм бизнес-процессов. Один человек получает информацию о клиенте, записывает необходимые данные, передает заказ, другой человек или группа людей выполняют услугу или отгружают товар.

Использование процессов позволит унифицировать процедуру приема и исполнения заказа, а в дальнейшем наладить контроль качества.

Если исполнение заказа состоит из ряда этапов, или процесс продажи состоит более чем из одного шага, то механизм бизнес-процессов позволит очень просто скоординировать действия исполнителей.

Если это необходимо, то бизнес-процесс продажи можно совместить и с классической воронкой продаж.

Вторичные продажи в системе ELMA CRM+

В рамках вторичных продаж уже действующим клиентам продаются дополнительные услуги, сопутствующие товары, другие продукты. CRM-система может стать отличным помощником при организации вторичных продаж.

Подход очень прост:

1. Формируется выборка потенциально заинтересованных людей или компаний.

2. По каждому контрагенту запускает бизнес-процесс вторичной продажи.

3. В рамках бизнес-процесса ставятся задачи и выполняются действия, нацеленные на осуществление продажи.

4. Статус процесса показывает результативность.

Преимущество такого подхода в том, что легко контролировать на какой стадии находится и чем закончился каждый из процессов вторичной продажи.

Построение центров обслуживания клиентов с ELMA CRM+

ELMA CRM+ полезна при постановке процесса обслуживания клиентов и построении центров обслуживания клиентов. Механизм бизнес-процессов в ELMA CRM+ позволяет сформировать и быстро автоматизировать регламент по оказанию типовых услуг.

ELMA CRM+ предлагает готовые решения старта процессов в зависимости от канала коммуникации.

Если запросы приходят через веб-сайт, то легко можно настроить запуск бизнес-процесса в ELMA после заполнения клиентом формы на сайте.

В случае, если запрос поступает через факс, e-mail, бумажную почту – тоже есть готовые и удобные механизмы для запуска процессов.

В случае, если активно используется голосовой канал коммуникации (телефон), то интеграция с IP-телефонией позволяет узнавать звонящего клиента и запускать бизнес-процессы прямо из карточки входящего звонка.

Таким образом, формируются единые подходы и процессы при обслуживании клиентов, при этом совершенно неважно по какому из каналов коммуникации поступает запрос.

ELMA CRM+ для менеджера по продажам

Для менеджера по продажам CRM-система является главным помощником. ELMA CRM+ позволяет настроить рабочий стол так, чтобы все было доступно в 1-2 клика. Все основные процессы, которые используются в отделе продаж, всегда под рукой.

  • Планирование действий / Переговоры

    ELMA CRM+ содержит удобный календарь для планирования действий. Звонки, встречи, напоминания о письмах – всё это содержится в Календаре. Система напоминает о событии и просит заполнить краткий ответ о результате взаимодействия. Через функцию «Интернет-календари» календарь может быть интегрирован в мобильные устройства или другие программы для планирования времени.

  • Сбор информации о клиенте и сделке

    В процессе заполнения отчетов о звонках, встречах, переговорах в ELMA CRM+ накапливается важная информация о потенциальном клиенте. Можно настроить систему таким образом, что менеджер будет вынужден вводить нужную информацию, например, при смене стадии сделки.

  • Планирование поступлений

    Планирование поступлений тоже можно вести в системе. Это удобно как для менеджера, так и для его руководителей. План можно ставить на любой период – на день, на неделю, на месяц. Менеджер ставит план поступлений по своим клиентам. Этот план консолидируется на уровне группы продаж и всей компании. Можно настроить систему подтверждения планов. В этом случае позиции, по которым есть сомнения, не будут попадать в финальный план продаж на период.

  • Общие документы / База знаний компании / Коммуникации

    Система позволяет сформировать каталог электронных документов. Это может быть все, что угодно – регламенты, презентации, прайс-листы и так далее. Для решения оперативных вопросов удобно использовать Ленту – быстрый канал коммуникации и сбора информации, не формализованной в виде готового документа.

  • Автоматизация регламента взаимодействия между отделом продаж и другими подразделениями компании

    Иногда возникает ситуация, когда «производство» требует точных данных, а «продажи» не могут их дать. Решением данного вопроса может стать автоматизация регламента взаимодействия между отделом продаж и другими подразделениями компании. Бизнес-процесс в ELMA CRM+ будет четко регламентировать обязательные данные на входе и на выходе.

ELMA CRM+ для руководителя группы продаж

Руководитель группы продаж находится между двух огней – между менеджерами, которых он должен контролировать, и между коммерческим директором, перед которым отвечает за выполнение плана продаж.

  • Планирование / Контроль поступлений

    Руководитель группы продаж отвечает за финансовый план всей группы. Поэтому ELMA CRM+ показывает ему всю информацию, которая доступна ему и его сотрудникам. В частности, система автоматически консолидирует для руководителя группы продаж всю информацию по поступлениям группы.

  • Контроль сделок

    Руководитель должен обладать всей полнотой информации о состоянии сделок сотрудников в группе. Система отображает все сделки сотрудников группы продаж, Руководитель группы может открыть подробную информацию о каждой из них.

  • Постановка и контроль задач

    ELMA CRM+ содержит простой в использовании функционал по управлению поручениями. Руководитель может поставить поручение, система автоматически проконтролирует исполнение сроков и напомнит о просрочках. Более того, руководитель имеет доступ к календарям и спискам задач своих сотрудников, что упрощает оперативный контроль.

  • Организация коммуникаций в группе

    Для коммуникаций внутри команды можно организовать отдельный канал в Ленте сообщений, где будут участвовать только сотрудники группы продаж.

  • Разграничения прав доступа

    Групп продаж в компании может быть несколько. Они могут быть сформированы по регионам, отраслевому признаку, продуктам и т.д. Вопрос управления доступом к конфиденциальной информации решается в каждом случае по-разному. Иногда необходимо, чтобы все менеджеры видели информацию у коллег по группе, иногда каждый должен видеть только свои данные. ELMA CRM+ предусматривает все перечисленные выше политики управления доступом и даже более.

ELMA CRM+ для коммерческого директора

ELMA CRM+ помогает в решении задач коммерческого директора: позволяет выстроить процесс продаж, контролировать его исполнение и осуществлять улучшения процесса на основе достоверных данных. Механизм бизнес-процессов позволяет «договориться» с соседними подразделениями, не подчиненными напрямую коммерческому директору, о регламентах взаимодействия в рамках продаж.

  • Постановка процесса продаж

    Разные типы продаж требуют разных механизмов. Пример – разница между длинными (большими) и быстрыми продажами. В первом случае отлично работает инструмент «Воронка продаж». Процесс переговоров занимает от нескольких недель до года и более. При постановке таких продаж важна фиксация договоренностей (накопление информации) и четкие стадии.

    Для быстрых продаж отлично работает механизм бизнес-процессов. Транзакции простые, но их при этом много. Важна безотказная работа всех этапов, что удобно контролировать, используя механизм бизнес-процессов.

    Перечень инструментов ELMA CRM+ для постановки процесса продаж позволяет варьировать методики и реализовать конкурентные преимущества именно вашей компании.

  • Контроль динамики продаж

    Одним из механизмов контроля продаж является «Динамика сделок» в ELMA CRM+. Этот инструмент позволяет понять, какие движения есть в общей массе сделок. В зеленой зоне отображается движение вперед, в красной – в обратном направлении. Например, малая динамика в зеленой зоне говорит о недостаточной активности или возникших проблемах.

  • Анализ эффективности продаж

    Классический инструмент «Воронка продаж» позволяет проанализировать конверсию при переходе сделки из стадии в стадию и выявить «узкие» места в воронке.

     

  • Фильтры / Срезы базы данных

    Легкая настройка срезов базы данных «под себя» – еще одна из важных функций ELMA CRM+. Система позволяет мышкой строить фильтры по базе клиентов, потенциальных клиентов, сделок. Любой пользователь может настроить фильтры «под себя», либо Администратор может сформировать набор общих фильтров и права доступа к ним.

ELMA CRM+ для отдела маркетинга

Одна из задач отдела маркетинга – формирование пула потенциальных клиентов. Для этого проводятся различные мероприятия, которые продвигают компанию или продукты на рынке. Но как оценить – было ли мероприятие эффективным? Необходимо через некоторое время посчитать, сколько денег компании принесло это мероприятие. ELMA CRM+ позволяет автоматизировать процесс оценки эффективности мероприятий.

  • Оценка эффективности маркетинговых мероприятий
    Действие Отражение в ELMA CRM+
    За 50 000 рублей Вы разместили рекламные модули в журнале. В CRM+ Вы создаете мероприятие «Реклама в журнале», указываете бюджет 50 000 рублей.
    Раздается звонок. Менеджер спрашивает об источнике информации и при создании записи в CRM+ указывает, что потенциальный клиент пришел по мероприятию «Реклама в журнале».
    Подписывается договор, поступает оплата. Сделка по мероприятию «Реклама в журнале» переходит в соответствующую стадию, фиксируется сумма сделки.
    Прошло некоторое время… Накапливается информация для анализа. ELMA CRM+ показывает:
    • За 50 000 рублей было создано 20 сделок
    • 5 завершились продажей
    • Общая сумма продаж по этой рекламной кампании 2 500 000 рублей.
  • Интернет-реклама

    При размещении интернет-рекламы ссылка ведет на страницу вашего сайта, где потенциальный клиент оставляет какую-то информацию о себе. Для сопоставления рекламной компании в Yandex или Google и маркетингового мероприятия в ELMA CRM+ можно использовать механизм UTM-меток. Вы маркируете одной и той же меткой рекламную кампанию в Yandex или Google и ELMA CRM+, после этого ELMA начинает «узнавать» рекламную кампанию и учитывать ее эффективность.

Интеграция с IP-телефонией

Интеграция ELMA CRM+ с IP-телефонией позволяет совершать звонки через гарнитуру с компьютера и принимать звонки на компьютере, при этом система зафиксирует факт звонка, отобразит информацию об абоненте, покажет предыдущую историю взаимоотношений с ним.

В поставку ELMA CRM+ включены модули интеграции со следующими системами IP-телефонии: Asterisk, Infratel (MightyCall), Oktell.

  • Исходящий звонок

    Исходящий звонок инициируется из карточки контрагента. После звонка менеджер отставляет краткий комментарий и назначает следующее взаимоотношение (звонок, письмо, встреча, вебинар и т.д.).

  • Входящий звонок

    При поступлении входящего звонка ELMA CRM+ пытается найти объект с номером звонящего в базе. Если совпадение найдено, то система показывает карточку контрагента. Если номера телефона в базе нет, то система предлагает создать новую запись.

ELMA KPI

Система ELMA KPI решает задачи повышения результативности деятельности компании через четкий контроль ключевых показателей и объективную оценку работы сотрудников.

Используя простой механизм матриц эффективности, можно перенести схемы мотивации, используемые в вашей компании, в систему. Сотрудники будут видеть, как эффективность непосредственно влияет на размер их вознаграждения по итогам периода (месяца, квартала, года), а руководство сможет своевременно отреагировать и внести необходимые коррективы в деятельность подчиненных.

ELMA KPI предлагает простой инструмент постановки целей и контроля выполнения для всех иерархических уровней. Ключевые цели всей компании можно каскадировать на уровень департаментов и подразделений, существенно снизив риск потери или искажения информации.

Простота настройки системы при помощи компьютерной мыши позволяет обойтись без привлечения ИТ-службы. ELMA KPI является конструктором KPI решений. Система максимально четко повторяет принципы управления в компании на текущий момент и способна развиваться вместе с компанией при появлении новых целей, изменении модели управления, организационной структуры, масштабов бизнеса.

Целевое управление

ELMA KPI позволяет настроить систему стратегических и оперативных целей компании, определить показатели, которыми можно измерить движение к цели, привязать соответствующие мероприятия, а также своевременно получать информацию о возникающих препятствиях и проводить корректировку курса.

ELMA KPI представляет собой конструктор, разработанный специально для руководителей. Создать и откорректировать дерево целей, назначить мероприятия, показатели, установить персональную ответственность можно не привлекая ИТ-специалистов.

  • Организационная структура

    В состав ELMA KPI включен удобный инструмент для визуализации организационно-управленческой структуры компании. Настроенная структура позволяет установить реальную зависимость между целями и ответственными за их достижение.

    Организационная структура строится «мышкой». Система предусматривает набор стандартных элементов, которые можно использовать для отражения организационной структуры компании, будь то линейная, функциональная, дивизиональная, матричная и т.д. Система поддерживает изменения организационной структуры, что необходимо при росте компании и реорганизациях.

  • Карты целей

    Карты целей обеспечивают легкость визуального контроля прогресса по целям. С их помощью можно устанавливать и менять приоритет, контролировать статус цели. С целями могут быть связаны показатели, мероприятия и задачи. Все связанные элементы со статусами выполнения отражаются на единой карте. Карта также дает прямой доступ к полной информации о любом элементе.

     

Ключевые показатели эффективности в ELMA KPI

Система позволяет построить модель показателей компании. Для каждого показателя задается необходимый набор параметров: как часто он собирается, единица измерения, плановые значения, что считать хорошим результатом и так далее. Модель может изменяться без потери данных и длительной остановки системы.

  • Ответственность

    Для каждого показателя может быть назначен ответственный сотрудник, куратор, информируемый, начиная с уровня исполнителей, заканчивая топ-менеджерами.

    Матрица ответственности аккумулирует всю информацию о связанных с сотрудником показателях, что позволяет отслеживать степень общей ответственности сотрудника и контролировать его соответствие функционалу должности.

    В любой момент можно увидеть, кто отвечает за «красные показатели» и должен работать над исправлением ситуации. Говоря проще, «у любой проблемы появляется фамилия».

  • Сбор данных

    ELMA KPI дает большую вариативность механизмов сбора данных для вычисления показателей:

    • Ручной ввод
    • Бизнес-процессы
    • Запросы к базам данных
    • Сбор с веб-сайтов
    • Сбор через электронную почту
    • Получение данных из 1С
    • Интеграция с OLAP-кубами.

Контроль и мониторинг

ELMA KPI дает возможность получить on-line статистику и аналитику для совещаний, не генерируя бумажных отчетов. Система позволяет визуализировать необходимые данные и отслеживать текущее значение и тренд.

Каждый показатель, в зависимости от того, выполняется плановое значение по нему или нет, окрашивается в зеленый, желтый или красный цвет.

Организация доступа по функциональным ролям гарантирует отображение пользователю только того набора показателей, который необходим ему для работы.

  • Карточка показателя

    ELMA KPI позволяет аккумулировать всю необходимую информацию по каждому показателю. Можно «провалиться» в показатель и посмотреть, кто за него отвечает, а также как росло или падало значение показателя с течением времени.

  • Контрольные панели

    Для наглядного представления данных система позволяет «мышкой» формировать контрольные панели, отображающие значения и динамику изменения показателей. Контрольные панели очень удобны для быстрого анализа ситуации и проведения совещаний, их можно настраивать как для функциональных групп показателей, так и в зависимости от потребностей конкретного пользователя.

Мотивация и эффективность персонала

Даже когда показатели настроены, есть риск, что система останется красивой игрушкой – в том случае, если значения показателей не привязаны к эффективности ответственных лиц и заработной плате.

Система позволяет видеть информацию на одном экране по всем сотрудникам. Этот инструмент противопоказан руководителям, готовым слушать слезливые истории о том, почему не получилось в очередной раз. Он будет очень полезен тем, для кого главное - результат!

  • Матрица эффективности

    Матрица эффективности позволяет задать параметры «от чего зависит эффективность сотрудника» для каждой должности. Матрицу эффективности можно сравнить с дневником. Каждый месяц (квартал, год) кто-то туда записывает, что человек должен сделать в рамках периода, а в конце периода – четкая картина, что сделано, а что не сделано.

    Одной из составных частей в матрице эффективности являются показатели. Для каждого показателя устанавливается его вес - то есть четко определяется, какие показатели являются более важными, а какие менее.

    Еще один возможный элемент матрицы – это SMART-задачи. SMART = Specific (Конкретный), Measurable (Измеримый), Achievable (Достижимый), Relevant (Релевантный), Time-limited (Ограниченный во времени). Применение технологии SMART дает хороший эффект для решения творческих задач и мотивации персонала на выполнение работ сверх должностной инструкции. Для SMART-задачи можно настроить контроль выполнения, установить вес.

    Классический механизм оценок также может быть использован для оценки эффективности персонала. Можно настроить любую схему оценок – от оценок руководителя до оценок по методике «360». Оценки являются самостоятельным элементом матрицы, который можно включить в общий набор, установив вес, а также использовать отдельно.

    Исполнительская дисциплина – еще один контрольный элемент матрицы. Если этот компонент включен, то в любой момент времени есть возможность посмотреть, сколько задач было поставлено, сколько выполнено в срок и сколько просрочено. Система автоматически подсчитывает, какой процент поручений выполняется своевременно, и в зависимости от этого рассчитывает процент эффективности.

  • Шаблон матрицы эффективности

    Структура мотивационной схемы и ответственность сотрудника меняются не столь часто, поэтому в ELMA KPI предусмотрен механизм «шаблонов матриц эффективности». В системе можно для каждого сотрудника или функциональной группы задать стандартную модель эффективности.

ELMA KPI для iPad

Приложение ELMA KPI для iPad представляет необходимую для принятия оперативных решений информацию, не перегружая пользователя лишними данными.

На главной странице можно увидеть текущие значения всех показателей, заведенных в систему, а также эффективность всех сотрудников, для которых созданы матрицы эффективности.

В приложении есть карточки показателей, которые позволяют сразу получить более подробную информацию о текущем значении, статистике за период, ответственном.

ELMA Корпоративный портал

Корпоративный портал ELMA позволяет создать единое информационное пространство для общения с коллегами с помощью сообщений и информационных каналов, организовать формирование и контроль задач и поручений, использовать календарь как для личного планирования, так и для организации корпоративных мероприятий с помощью общих календарей. Также портал предоставляет базовые возможности для работы с клиентами, электронными документами, для учета трудозатрат и т.п. Удобное рабочее пространство для каждого сотрудника можно организовать с помощью настройки главных страниц и меню, а также использования портлетов.

Пользователи работают со страницами, на которых расположены меню и портлеты. Каждый портлет представляет собой специальную область, которая отображает данные определенной тематики и предоставляет доступ к функциям ELMA. Например, портлет под названием «Задачи» отображает информацию о выполняемых задачах пользователя. Пользователь может изменять набор и расположение портлетов в настройках страницы, а отображающуюся в них информацию – в настройках портлета.

ELMA позволяет сформировать произвольное количество страниц с необходимыми наборами портлетов. К примеру, одна страница содержит календарь и данные о задачах, вторая включает данные о документах, а третья позволяет запускать бизнес-процессы и контролировать их выполнение. Чтобы переключить набор портлетов, достаточно всего лишь одного клика.

Благодаря использованию портлетов, в ELMA можно отображать данные из внешних систем. Специальный портлет позволяет настроить отображение информации из внешней системы так же, как отображение внутренних данных ELMA.

Настройка корпоративного портала ELMA может производиться с учетом уровня подготовки пользователей. В одних случаях интерфейс пользователя строится так, чтобы было доступно большое количество данных и инструментов, а в других объем информации и доступных действий сокращается до минимума.

Главная страница портала

Главная страница – это начальная страница корпоративного портала ELMA, которая отображается сразу после авторизации пользователя в системе. Главная страница предназначена для организации быстрого доступа пользователя к наиболее важной информации. На главной странице расположены элементы навигации по системе, элементы управления, а также возможность установки персональных настроек отображения страницы.

Настройка главной страницы включает в себя:

  • добавление и удаление портлетов;
  • настройку портлетов;
  • назначение прав доступа к странице;
  • возможность сброса персональных настроек.

Главная страница может быть настроена на двух уровнях:

  • На общем – настройки будут видны всем пользователям. Данную настройку могут производить только пользователи, обладающие соответствующим уровнем прав.
  • На персональном – настройки будут видны только на странице установившего их пользователя.

Лента сообщений

В разделе Лента сообщений отображается полный список отправленных пользователю сообщений – системных сообщений от ELMA о различных событиях в системе, сообщений от пользователей и из информационных каналов. Системные сообщения автоматически отправляются при создании или изменении документов, задач, событий, взаимоотношений, проектов и других элементов системы, в которых текущий пользователь является участником, информируемым или ответственным. Любое сообщение, полученное пользователем, может быть отмечено как избранное для обеспечения быстрого доступа к нему.

Информационные каналы

Информационные каналы предназначены для группового общения сотрудников компании на различные темы. Каждый канал соответствует определенной теме.

Информационные каналы создаются администратором системы и делятся на три группы:

  • Общие – предназначены для общения между сотрудниками компании на различные темы.
  • Проектные – предназначены для общения между участниками определенного проекта. Такие информационные каналы доступны только тем пользователям, которые имеют доступ к приложению Проекты+. При создании проекта может быть автоматически создан информационный канал с названием проекта и пользователями, участвующими в данном проекте.
  • Архивные – предназначены для хранения каналов, обсуждения в которых было решено прекратить.

Календари

В личном календаре отображаются события и взаимоотношения, участником которых является текущий пользователь, а также запланированные в календаре задачи пользователя.

Календарь позволяет:

  • создавать события, задачи, звонки, письма, встречи;
  • просматривать события за различные промежутки времени: за день, за рабочую неделю, за календарную неделю, за месяц;
  • просматривать события в различных представлениях: в виде таблицы или в виде списка;
  • распечатывать события из календаря;
  • устанавливать доступ к своему календарю для других пользователей ELMA и просматривать календари других пользователей (при наличии соответствующих прав доступа).

Для организации общекорпоративных мероприятий используются общие календари, которые создаются администратором ELMA. События в таких календарях доступны для просмотра и редактирования всем пользователям системы.

Задачи

В данном разделе отображаются различные группы задач: входящие, исходящие, периодические задачи, трудозатраты текущего пользователя, а также задачи его отдела и архив задач.

Раздел Задачи позволяет:

  • Просматривать различные группы задач:
    • входящие – назначенные пользователю задачи;
    • исходящие – поставленные пользователем задачи;
    • задачи на контроле – находящиеся на контроле у текущего пользователя задачи;
    • периодические задачи;
    • задачи отдела – все текущие и просроченные задачи, назначенные сотрудникам отдела (доступны только руководителям);
    • задачи от отдела – все текущие, просроченные и выполненные задачи, поставленные сотрудниками отдела (доступны только руководителям);
    • архив задач – выполненные и проконтролированные задачи отдела (доступны только руководителям).
  • Создавать задачи.
  • Формировать отчет о трудозатратах.
  • Осуществлять поиск задач.

Трудозатраты

Раздел Трудозатраты предназначен для учета трудозатрат по всей деятельности пользователя. Трудозатраты – это количество затраченного времени на выполнение определенного вида деятельности за определенный период.

Раздел Трудозатраты позволяет:

  • Просматривать отчеты по трудозатратам. Отчеты сгруппированы в фильтры по следующим критериям:
    • все – все трудозатраты, поданные сотрудниками, в которых текущий пользователь является согласующим;
    • мои – все поданные текущим пользователем отчеты о трудозатратах;
    • мои (на согласовании) – все находящиеся на согласовании отчеты текущего пользователя, могут быть отредактированы или удалены;
    • мои (согласовано) – все согласованные отчеты текущего пользователя;
    • мои (отклонено) – все отклоненные отчеты текущего пользователя;
    • мой отдел – все трудозатраты, поданные подчиненными сотрудниками текущего пользователя.
  • Подавать отчет о трудозатратах.
  • Осуществлять поиск трудозатрат на отдельной странице.

По умолчанию согласовывает отчет о трудозатратах автор задачи или иной активности, по которой подан отчет. Согласующий пользователь может: открыть для просмотра отчет и/или активность, по которой был создан данный отчет, задать вопрос по отчету; переназначить согласование на другого пользователя.

Документы

В данном разделе отображаются все доступные пользователю документы.

Раздел Документы позволяет организовать хранилище документов, и в том числе:

  • создавать документы;
  • перемещать документы в архив;
  • упорядочивать документы в папки;
  • создавать и удалять ссылки на документы;
  • настраивать права доступа к документу или папке с документами;
  • привязывать веб-документы к папкам.

Сотрудники компании

В разделе «Сотрудники компании» доступны следующие функции:

  • быстрый поиск сотрудников компании и просмотр информации о них;
  • просмотр новых сотрудников, принятых на работу за период времени, указанный в настройках портлета;
  • просмотр дней рождений сотрудников компании за период времени, указанный в настройках портлета.

Портлет «Организационная структура»

В данном портлете отображается последняя опубликованная версия организационной структуры компании. Справа от элемента Должность в скобках указан пользователь, назначенный на данную должность. Пользователи отображаются в виде ссылки. При нажатии на ссылку будет открыта карточка выбранного пользователя.

Портлет для размещения информации в свободной форме

Данный портлет отображает HTML-страницу, которая заполняется и редактируется в настройках портлета. HTML-страница предназначена для размещения текста, списков, таблиц, изображений и других элементов, доступных в языке разметки HTML.

Разместив данный портлет на главной странице, пользователь всегда будет иметь возможность быстрого перехода к необходимой информации и часто используемым действиям.

Портлет для быстрого поиска данных

Быстрый поиск позволяет найти нужный объект в ELMA по его названию. Для начала поиска достаточно ввести название объекта или его часть (без учета регистра) в строку поиска и нажать кнопку или клавишу Enter на клавиатуре.

Портлет также предоставляет возможность осуществлять Расширенный поиск объектов ELMA по большому набору параметров.

Портлет для отображения списка документов

По умолчанию данный портлет отображает содержимое определенной папки, выбранной в настройках портлета.

Кликнув название папки, пользователь попадет на ее страницу. Кликнув название документа, пользователь попадает в его карточку. При клике на заголовок портлета пользователь переходит в раздел Документы, при этом сразу открывается папка, содержимое которой отображается в портлете.

Данные на портлете отображаются в формате таблицы. По умолчанию на портлете отображается до 15 документов.

Портлеты для доступа к приложению ELMA CRM (работа с клиентами)

Благодаря возможности добавлять и индивидуально настраивать портлеты для каждого пользователя с учетом его потребностей, они являются удобным инструментом для организации рабочего процесса. Пользователь портала имеет возможность быстрого доступа ко всей необходимой информации приложения ELMA CRM, просмотра текущих сделок компании, плана поступлений и др.

Портал ELMA в базовой конфигурации предоставляет следующие портлеты для доступа к ELMA CRM:

  • Портлет «Возможности»
  • Портлет «План поступлений»
  • Портлет «Сделки»

Портлет для отображения текста документа («Веб-документ»)

Данный портлет позволяет отобразить содержимое документа, выбранного в настройках портлета.

Портлет для доступа к произвольным данным и функциям («Код»)

Данный портлет используется программистами для предоставления пользователям доступа к произвольному набору данных и функций ELMA. Он отображает результат работы программного кода на языке ASP.NET MVC 3 Razor. Программный код записывается в настройках портлета.

В приведенном ниже примере выведен список текущих задач по согласованию документов с названиями этих документов, в которых текущий пользователь является согласующим. Каждая строка содержит информацию об одном согласовании. Первая часть строки содержит название задачи согласования, вторая часть строки – название документа. Сама строка представляет собой ссылку на страницу задачи согласования.

Интеграция ELMA с внешними системами

ELMA может работать во взаимодействии с самыми различными внешними приложениями. Взаимодействие может быть построено с помощью готовых интеграционных модулей, через Web Services API или иными способами.

Предусмотрена интеграция ELMA c системами 1С:Предприятие, ERP-системами SAP, Microsoft Dynamics AX (Axapta), шинами данных Microsoft MQ, Oracle WebLogic, IBM WebSphere MQ. Кроме того, ELMA предоставляет расширяемое Web Services API для интеграции с любой другой внешней системой.

Интеграция с 1С

Для удобного и эффективного взаимодействия системы ELMA и 1С: Предприятие используется отдельно лицензируемый дополнительный модуль «Интеграция с 1С». Он обеспечивает интеграцию ELMA со всеми современными версиями 1С: Предприятие, начиная с 8.0.

Интеграция ELMA с 1С: Предприятие позволяет:

  • Работать со справочниками и документами 1С: Предприятие в ELMA.
  • Запускать функции 1С: Предприятие из ELMA.
  • Обращаться к объектной модели системы 1С: Предприятие.
  • Осуществлять запуск бизнес-процессов и отсылку сообщений в ELMA из 1С.

Работа со справочниками 1С: Предприятие в ELMA осуществляется прозрачно для пользователя – они выглядят точно так же, как справочники ELMA. Пользователь может просматривать их содержимое, дополнять новыми записями и редактировать уже существующие. Все изменения после проведения таких действий будут отображаться в 1С.

Процесс настройки интеграции осуществляется буквально за несколько минут – не требуется разрабатывать никаких дополнительных сценариев и изучать содержимое файлов конфигураций – все делается в графическом интерфейсе Дизайнера ELMA. Добавление конфигурации 1С сводится к заполнению нескольких полей. После добавления конфигурации потребуется указать, какие данные из 1С: Предприятие (справочники и документы) требуется использовать в ELMA. На этом настройка интеграции систем заканчивается – данные можно использовать.

После интеграции управлять взаимодействием ELMA и 1C можно непосредственно в бизнес-процессах. При моделировании бизнес-процессов в Дизайнере ELMA операции работы с 1С осуществляются в стандартных блоках сценариев. Данный блок может выполнять одну или сразу несколько операций: сохранение договоров в базе 1С, запуск функций 1C, загрузка пакета сопроводительных документов для проведения сделки, изменение значений справочников 1С и т. д.

Интеграция с ERP-системами

Используя стандартные методы интеграции, ELMA может быть интегрирована с системами Oracle, SAP и Microsoft Dynamics AX (Axapta).

Типовых вариантов интеграции несколько:

  • Запуск бизнес-процесса при наступлении какого-то события в ERP-системе.
  • Получение или запись данных на любом шаге бизнес-процесса. Таким образом, можно построить бизнес-процесс, который будет обмениваться информацией с несколькими внешними системами.
  • Обмен справочниками.

Взаимодействие с шинами данных

Для построения высоконагруженных надежных систем иногда целесообразно организовать общение между системами через шину данных.

ELMA поддерживает работу с шиной данных Microsoft MQ, а также с шинами, имеющими поддержку JMS (например, Oracle WebLogic, IBM WebSphere MQ).

В ELMA есть возможность определить «аварийное» поведение системы в случае, когда в течение выделенного времени не поступило нужное сообщение.

© Группа компаний BTLab
Яндекс.Метрика