Новости

06.10.2017

Пользователи ELMA делятся кейсами реализованных проектов

ELMA представляет серию вебинаров «Мой опыт внедрения BPMS». Это истории компаний, которые внедрили и используют систему ELMA для управления своими бизнес-процессами...

13.09.2017

Компания «Логика бизнеса» представила решение «Логика ЭА. Технические документы»

Система создана на платформе Alfresco/МСВСфера Инфооборот и предназначена для организации электронного архива технической документации...

Все новости

Функциональность

Скриншоты:

Функциональность
Функциональность
Функциональность
Функциональность
Функциональность
Функциональность
Функциональность

ELMA ECM+ – это решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота, созданное российской компанией ELMA. Решение построено на базе известной системы управления бизнес-процессами ELMA BPM, что позволяет, наряду со стандартными процессами документооборота, автоматизировать любые бизнес-процессы компании.

В состав системы ELMA ECM+ входят следующие основные модули:

Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота ELMA ECM+ можно быстро настроить базовые процессы, что позволит в кратчайшие сроки перейти к электронному обмену документами внутри компании.

Ниже более подробно описана функциональность основных модулей системы ELMA ECM+.

Функциональность модуля «Электронная канцелярия»

  • Регистрация и обработка документов

    Зарегистрировать документ можно в один клик с главной страницы системы. Регистрация документа означает создание его регистрационно-контрольной карточки и присвоение ему регистрационного номера. Номер генерируется автоматически в зависимости от места регистрации и дела.

    После регистрации документ начинает официально существовать в компании. Все зарегистрированные документы формируют реестр. В дереве папок можно увидеть ветку «Канцелярия», в которой хранятся все виды документов, разбитые на документопотоки.

    В системе ELMA предусмотрено четыре документопотока: входящие, исходящие, внутренние документы и договоры.

  • Создание и регистрация входящих документов

    Для ввода документа в систему необходимо заполнить основные атрибуты входящего документа. К карточке документа крепится скан бумажного документа или загружается его электронный вариант. Регистрационный номер присваивается автоматически. После чего зарегистрированный документ отображается в реестре входящих документов в Канцелярии

  • Рассмотрение входящего документа

    Как правило, после регистрации входящий документ попадает на этап рассмотрения для вынесения резолюции.

    При вынесении резолюции определенное ответственное лицо может сформировать список задач по входящему документу с назначением исполнителей, поручений и сроков. Поставленные задачи приходят исполнителю с приложенным документом и ставятся на контроль.

    Также при рассмотрении документа можно просто указать резолюцию, не ставя задачи. При этом постановку задач можно делегировать другому лицу.

  • Контроль

    Для контроля работы над входящими документами существуют специальные отчеты. Отчеты позволяют получить информацию о том, какие задачи были поставлены по каждому из документов и каков статус выполнения по каждой из этих задач. Также позволяют просмотреть ситуацию в целом и провести общую аналитику работы.

  • Исходящие документы

    Ввод в систему исходящих документов практически не отличается от ввода входящих документов. Помимо стандартного метода загрузки документа, можно создавать его по заранее заложенному в систему шаблону. Пользователю остается только заполнить поля шаблона, которые будут отражены в форме.

    Перед регистрацией исходящий документ нужно согласовать. В данном случае, действия пользователей минимальны: документ можно согласовать либо отклонить, объяснив причину.

    Основной задачей контроля исходящих документов является контроль отправки. Решение такой задачи в системе представлено в виде реестра по неотправленным документам.

  • Журналы регистрации

    В Электронной канцелярии ведется журнал регистрации всех документов.

    Журнал регистрации представляет собой папку-фильтр, при помощи которой можно настроить практически любую структуру реестров документов, необходимую для компании.

  • Канцелярия для территориально распределенных компаний

    Электронная канцелярия предоставляет возможность работать с общими документами и задачами в единой системе, независимо от территориального расположения участников процесса. Для организации подобного пространства и упорядочивания документов необходимо создать и настроить номенклатуру документооборота с помощью отдельных мест регистрации, соответствующих подразделениям организации, которые ведут независимый учет документов.

  • Гибкая настройка номенклатуры

    Настройка номенклатуры подразумевает под собой создание мест регистрации, разделов, дел, а также типов документов с указанием их документопотока.

    При необходимости параметры регистрации документов могут быть настроены очень гибко под нужды организации – от простейших схем небольших организаций до сложнейших схем классификации документов, в которых используются перекрестные нумерации дел и другие канцелярские сложности, характерные для крупных организаций.

  • Поиск документов

    Зарегистрированный документ в системе всегда можно быстро найти.

    Вся информация на карточке документа структурирована и разбита по вкладкам. Для поиска нужного документа достаточно ввести в качестве параметров поиска его реквизиты или любое слово из текста документа. Найти необходимый документ можно и по штрих-коду: при генерации документов по шаблону штрих-код автоматически добавляется на страницу документа.

    Кроме того, параметры поиска могут быть сохранены в формате фильтра для еще более удобной работы с реестрами.

  • Мобильные решения

    Работать с документами можно и независимо от своего местоположения. Мобильные приложения ELMA для iPhone, iPad и смартфонов на базе Android позволяют существенно экономить время при рассмотрении входящего потока задач.

    Кроме того, работать с задачами можно в режиме offline. При отсутствии Интернета можно принимать решения по задачам, согласовывать или редактировать документы. Любые изменения сохраняются и моментально передаются в систему при первом же подключении.

Функциональность модуля «Управление договорами»

Все договоры в организации условно можно разделить на два потока. Это входящие договоры, то есть договоры от внешних контрагентов на поставку услуг или товаров, и исходящие – договоры, по которым сама компания поставляет товары или услуги.

Каждый из этих типов обрабатывается по-разному, в системе предусмотрены для них разные сценарии работы.

Работая с исходящими договорами, система позволяет решить проблему закрытия договоров и их этапов. При работе с входящими договорами – обеспечивает своевременное исполнение задач по договору и их контроль.

Управление исходящими договорами

Основной проблемой при работе с исходящими договорами является контроль их исполнения. Сложность заключается в том, что закрыть договор не всегда получается из-за отсутствия закрывающих документов по нему.

Система ELMA решает эти вопросы, а именно: напоминает о наличии или отсутствии закрывающих документов, а также уведомляет о сроках исполнения, тем самым обеспечивая контроль исполнения всех обязательств по договору.

  • Создание и формирование пакета

    Часто исходящие договоры формируются не по одному, а пакетами.

    Создать пакеты в системе ELMA очень просто. Если есть готовые договоры на руках, то нужно просто загрузить их в систему, в ином случае - пакет можно сформировать автоматически. Для этого пользователю достаточно указать в полях формы данные, которые требуется подставить в документ, а система сама сгенерирует готовый набор документов по шаблону.

  • Согласование

    Согласовать документ можно нажатием одной кнопки «Согласовано». В случае отказа исходящий документ можно быстро отредактировать, добавив новую версию с исправлениями в режиме правки или комментариями.

    Такой подход позволит быстро сориентироваться во всех изменениях и ускорить процедуру согласования.

  • Регистрация и подписание исходящего договора

    Прежде чем отправить подписанный договор, его нужно зарегистрировать. Гибкие настройки системы позволяют регистрировать документ в зависимости от того, какие правила работы с договорами существуют в компании.

    После отправки зарегистрированного исходящего договора контрагенту, он должен вернуться уже подписанным. Бумажная версия договора сканируется и вводится в систему. Это и будет последняя официальная версия договора, которая больше не подлежит изменениям.

  • Работа с этапами

    На карточке договора можно создавать нужные этапы и определять их сроки. Впоследствии пользователи будут отчитываться системе по факту работы с договорами: закрывать этапы договора и сам договор. При этом от них потребуется прикладывать соответствующие закрывающие документы. Вся эта информация хранится в одном месте и может быть легко просмотрена в дальнейшем.

    Система ELMA выполняет контроль сроков и незакрытых договоров, поэтому заинтересованные лица будут всегда в курсе, как продвигается работа с договорами.

  • Контроль исполнения исходящего договора

    Договор считается закрытым тогда, когда есть закрывающие документы по всем его этапам. Настроенные в системе функции контроля могут в любой момент времени сообщить пользователю об этапах закрытия и их сроках, а также напомнить об отсутствии бумажных оригиналов.

    Для просмотра исполнения договоров в системе существуют различные реестры: реестр незакрытых договоров, реестр незакрытых этапов, реестр «Акты» и др.

Управление входящими договорами

При работе с входящими договорами можно столкнуться с трудностями исполнения задач, которые поступили от руководства при рассмотрении документа. Если процесс уведомления не автоматизирован, то передача поручений по договору может затянуться, а сам договор потеряться. Что, естественно, отражается на сроках завершения входящего договора.

В системе ELMA есть ряд готовых инструментов контроля над входящими договорами. Можно получать уведомления о поставленных задачах, тем самым обеспечивая и контролируя своевременное исполнение поручений по договору.

  • Создание

    Для ввода документа в систему необходимо создать новый документ «Входящий договор». Это может быть, как электронный вариант договора в офисном формате, так и скан договора, если он пришел в бумажной форме.

    После создания документ, как правило, отправляется по заданному маршруту согласования.

  • Согласование

    Для согласования входящего договора достаточно нажать кнопку «Согласовано». При отказе – нужно приложить протокол разногласий. Такой документ уже предусмотрен в системе. Необходимо его заполнить и отправить вместе с договором на доработку.

  • Регистрация

    Подписанный с двух сторон договор необходимо отсканировать и сохранить в системе. Документ начинает официально существовать с момента его регистрации и присвоения ему регистрационного номера.

    Зарегистрировать документ можно в один клик мыши. Регистрационный номер формируется автоматически.

  • Контроль исполнения

    Для контроля бумажных экземпляров, сроков завершения, закрывающих документов по входящим договорам созданы реестры. Особенно значимым является реестр срочных договоров, который содержит весь перечень договоров с истекающими сроками. Благодаря такому реестру закрытие договоров происходит в срок, что положительно сказывается на взаимоотношении с контрагентами.

  • Настройка работы с договорами через бизнес-процессы

    Для работы с договорами удобно использовать бизнес-процессы. В Дизайнере ELMA можно найти два референсных бизнес-процесса: «Входящий договор» и «Исходящий договор». Они являются хорошими примерами для создания собственных бизнес-процессов, адаптированных для работы в условиях конкретной организации

Функциональность модуля «Внутренние документы»

Приложение ELMA ECM+ поддерживает весь процесс обработки служебных записок, приказов и прочих видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль исполнения и хранение в системе.

Обработка служебных записок

В системе ELMA предусмотрен специальный процесс «Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить длительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов - все автоматизировано и представлено в электронном виде.

  • Создание служебной записки

    ELMA ECM+ позволяет быстро сформировать служебные записки на основании существующих шаблонов. Благодаря гибкости настроек шаблонов и полей, исключается возникновение ошибок, которые могли бы появиться при использовании бумажного документооборота.

  • Согласование и принятие решения

    Главная цель этого этапа – принятие решения о целесообразности дальнейшего движения документа по маршруту.

    Документ можно согласовать либо отклонить, объяснив причину. Гибкая настройка шагов согласования позволяет сделать это автоматически. Согласующему не нужно волноваться о передаче документа другому лицу.

  • Исполнение и контроль

    На основе служебной записки можно создавать поручения и отправлять их исполнителям. Чтобы автор получений мог отслеживать их исполнение, в системе реализованы инструменты контроля: оповещения и удобная фильтрация электронных реестров.

Обработка приказов

Приказы требуют определенных правил их составления. И даже если приказ составлен правильно, то его дальнейшее движение от одного лица к другому может занять много времени. Это, естественно, отражается на контроле обработки приказов. Система ELMA позволяет решить все эти проблемы при помощи уже настроенных шаблонов маршрутов движения приказов, а также инструментов контроля.

  • Подготовка приказов

    Система позволяет настроить шаблоны для разных типов приказов. Пользователю остается только заполнить поля шаблона, которые будут отражены в форме.

    Использование шаблонов сокращает время заполнения документа, а также снижает количество ошибок при вводе данных.

  • Согласование и подписание приказов

    Для согласования приказов разрабатываются маршруты, которые включают всех участников процесса. Таким образом, каждый участник точно знает о своих действиях в этой цепочке. При такой четко организованной процедуре принимать решение по приказу можно максимально быстро, не теряя времени на формальности.

    При согласовании документ попадает на подпись, в ином случае указывается причина отказа: что не устроило в текущей формулировке.

  • Регистрация приказов

    Следующим этапом после согласования приказа является его регистрация. При вводе документа в систему от секретаря потребуется лишь указать необходимые реквизиты регистрации документа, и приказ автоматически получит свой номер в деле.

  • Ознакомление

    Информировать о приказе можно несколькими способами: отправить его на ознакомление, исполнение или сделать рассылку.

    Отправляя приказ на ознакомление, система автоматически формирует лист ознакомления.

    Лист ознакомления содержит перечень всех пользователей, получивших документ для ознакомления. В таблице можно видеть статус задачи для каждого пользователя, дату ознакомления и комментарии.

Функциональность модуля «Согласование счетов»

В системе ELMA ECM+ можно настроить автоматизированный процесс работы с заявками на оплату счетов. Это позволяет своевременно реагировать и оплачивать счета. Все стадии согласования становятся прозрачными, контролируемыми и легкоуправляемыми. Реестр счетов способствует быстрому анализу платежей и построению отчетности.

  • Создание счета

    ELMA ECM+ позволяет быстро создать карточку документа «Счет» и загрузить нужный файл. Минимальное количество действий при заполнении исключает ошибки, характерные для ручного ввода данных.

  • Согласование счета

    При помощи настроенного процесса сокращается время согласования счета, а также уменьшаются риски неисполнения платежей. Кроме того, электронное согласование исключает случаи потери счетов.

  • Подписание и оплата

    В системе ELMA предусмотрено подписание документа электронной цифровой подписью. Своевременное подписание счета приводит к проведению оплаты без задержек. Это в свою очередь положительно сказывается на взаимоотношениях с партнерами и клиентами.

Функциональность модуля «Интеграция с 1С»

ELMA может работать в тесном взаимодействии с другими используемыми в организации системами. Для этого в ELMA есть гибкие инструменты настройки интеграции. Для системы 1С: Предприятие был разработан специальный отдельно лицензируемый модуль для построения быстрого и эффективного взаимодействия.

Модуль «Интеграция с 1С» позволяет обеспечить интеграцию ELMA со всеми современными версиями 1С: Предприятие, начиная с 8.0.

Интеграция ELMA с 1С: Предприятие позволяет:

  • Работать со справочниками и документами 1С: Предприятие.
  • Запускать функции 1С: Предприятие из ELMA.
  • Обращаться к объектной модели системы 1С: Предприятие.
  • Осуществлять запуск бизнес-процессов и отсылку сообщений в ELMA из 1С.

Работа со справочниками 1С: Предприятие в ELMA осуществляется прозрачно для пользователя – они выглядят точно так же, как справочники ELMA. Пользователь может просматривать их содержимое, дополнять новыми записями и редактировать уже существующие. Все изменения после проведения таких действий будут отображаться в 1С.

Процесс настройки интеграции осуществляется буквально за несколько минут – не требуется разрабатывать никаких дополнительных сценариев и изучать содержимое файлов конфигураций – все делается в графическом интерфейсе Дизайнера ELMA. Добавление конфигурации 1С сводится к заполнению нескольких полей. После добавления конфигурации потребуется указать, какие данные из 1С: Предприятие (справочники и документы) требуется использовать в ELMA. На этом настройка интеграции систем заканчивается – данные можно использовать.

После интеграции управлять взаимодействием ELMA и 1C можно непосредственно в бизнес-процессах. При моделировании бизнес-процессов в Дизайнере ELMA операции работы с 1С осуществляются в стандартных блоках сценариев. Данный блок может выполнять одну или сразу несколько операций: сохранение договоров в базе 1С, запуск функций 1C, загрузка пакета сопроводительных документов для проведения сделки, изменение значений справочников 1С и т. п.

Управление задачами / Отчеты / Исполнительская дисциплина

Система ELMA позволяет легко и быстро ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение. Использование системы позволяет не только повысить объемы исполнительской деятельности сотрудников, но и положительно сказывается на качестве исполнения задач.

После сохранения задачи она тут же уходит к Исполнителю (или Согласующему).

  • Постановка и выполнение задач

    ELMA ECM+ позволяет наладить управление поручениями в компании.

    Инициатор ставит задачу Исполнителю. При этом возможны следующие опции:

    1. Можно поставить задачу на текущий контроль кому-то из сотрудников компании.

    2. Можно поставить согласующего у задачи – в этом случае исполнение начнется только после согласования.

    3. У задачи всегда только один ответственный исполнитель, но можно добавить соисполнителей. Они будут получать информацию по задаче.

    4. Можно указать плановые трудозатраты. В этом случае при формировании отчета по трудозатратам включится механизм ограничения сверху по этой задаче.

  • Контроль выполнения задач

    По завершению задачи Исполнитель пишет отчет о выполнении, при необходимости прикладывает документы и файлы.

    После этого задача попадает на контроль к Инициатору, который должен поставить отметку о том, что задача выполнена. Инициатор может вернуть задачу на доработку, добавив комментарий или частично поменяв постановку задачи.

    После приема отчета о выполнении задача считается завершенной и попадает в архив.

  • Контроль трудозатрат, отчеты

    ELMA ECM+ позволяет наладить контроль трудозатрат по выполненным задачам.

    В конце недели или месяца пользователь заполняет отчет, в котором указывает какие задачи выполнялись и сколько времени на это потрачено.

    После отправки отчета трудозатраты поступают на согласование Инициатору этих задач. Он может что-то принять, что-то отклонить.

    В итоге формируется сумма согласованных часов, которая может использоваться при начислении заработной платы.

  • Работа в отделе

    Руководитель может всегда открыть список задач своих подчиненных. Например, если кто-то заболел, а сегодня нужен результат, то руководитель может переназначить задачу на другого сотрудника или выполнить ее сам.

    В разделе «Компания» можно посмотреть метрики результативности подчиненных: исполнительскую дисциплину, количество задач в работе и просроченных, согласованные трудозатраты.

  • Периодические задачи

    Некоторые задачи повторяются. Каждый день, каждую неделю, месяц, квартал.

    Чтобы не создавать каждый раз новую задачу, в ELMA ECM+ есть периодические задачи. Достаточно один раз создать задачу и указать, как часто эта задача должна появляться у исполнителя. Система автоматически начнет ставить эту задачу с заданной периодичностью.

  • Исполнительская дисциплина

    Задачи имеют сроки исполнения. Если задача закрыта в срок, значит все нормально, если после или не закрыта вовсе – она была просрочена.

    Агрегированный отчет об исполнительской дисциплине позволяет увидеть по каждому сотруднику, сколько процентов от общего количества поставленных ему задач он выполнил в срок.

Инструменты взаимодействия: Лента, Календарь, Компания

ELMA ECM+ содержит набор инструментов для взаимодействия сотрудников внутри компании. Лента – удобный инструмент для обсуждения чего-либо. Календарь – привычное средство для планирования совещаний, звонков. Раздел Компания содержит информацию о сотрудниках компании.

  • Лента

    Лента в ELMA ECM+ – основной инструмент общения между сотрудниками компании. Все, что происходит и касается пользователя, отображается в его Ленте. Входящие задачи, сообщения от других пользователей, оповещения из бизнес-процессов и так далее.

    ELMA ECM+ показывает, сколько в Ленте непрочитанных сообщений. Кроме того, ELMA ECM+ позволяет выделять сообщения с высоким приоритетом и с приоритетом ниже.

  • Календарь

    Календарь позволяет организовать планирование рабочего времени сотрудника. Звонки, встречи, вебинары, совещания – все планируется в календаре.

    ELMA ECM+ предоставляет руководителю доступ к календарям сотрудников.

    Календарь интегрируется с календарями мобильных устройств через протокол iCal.

  • Компания

    Раздел Компания содержит информацию о сотрудниках компании. Можно посмотреть у кого скоро дни рождения, кто недавно устроился в компанию.

    Руководитель отдела видит полную информацию по своему отделу, может посмотреть текущие задачи и календари сотрудников.

© Группа компаний BTLab
Яндекс.Метрика