В первую очередь система «Логика СЭД» на платформе Alfresco предназначена для автоматизации работы с документами, но попутно может решать и другие управленческие задачи:
- Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей.
- Автоматизация документооборота органов власти.
- Снижение расходов на поиск и предоставление доступа к документам.
- Оптимизация бизнес-процессов обработки документации.
- Минимизация трудозатрат сотрудников при работе с документами.
- Повышение уровня контроля исполнительской дисциплины сотрудников.
- Максимально безбумажный внутрикорпоративный документооборот.
- Повышение эффективности работы с заявками.
- Организация эффективной работы с договорами.
- Управление документами в рамках системы менеджмента качества.
- Работа с документами, составляющими коммерческую тайну.
- Реализация проектного документооборота и возможности коллективной работы.
- Создание единого информационного пространства для хранения и обработки документов организации.
Система легко адаптируется под эти и многие другие задачи, связанные с обработкой документов, при помощи настройки, разработки дополнительных модулей, интеграции с внешними системами.
Система содержит функциональные блоки, с помощью которых могут быть автоматизированы следующие процессы:
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
- Регистрация корреспонденции, поступающей по различным каналам (потоковое сканирование, электронная почта, факс-серверы и т.д.).
- Работа нескольких канцелярий в рамках единого информационного пространства.
- Поддержка регистрационных номеров любой сложности.
- Возможность создавать и контролировать поручения по любым входящим и исходящим документам.
- Возможность связывать документы между собой.
Подготовка и выпуск организационно-распорядительной и нормативной документации
- Возможность подготовки, согласования и подписания организационно-распорядительных и нормативных документов.
- Формирование единой базы документов с возможностью атрибутивного и полнотекстового поиска.
- Контроль исполнения пунктов приказов и распоряжений.
- Возможность ведения базы нормативных и организационно-распорядительных документов в привязке к организационной структуре.
- Автоматический ввод в действие и отмена организационно-распорядительных и нормативных документов на основании других документов.
Управление договорными документами
- Обеспечение процессов подготовки и согласования договоров и дополнительных документов.
- Возможность быстро осуществить интеграцию с учетной системой в организации.
- Контроль исполнения этапов договоров и хранение отчетных и/или закрывающих документов по этапам.
- Обеспечение связанного документооборота дополнительных соглашений по договорам.
Поддержка процессов согласования
- Возможность изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования.
- Хранение информации о версиях документов и истории согласования.
- Возможность использования типовых и создания специализированных процессов.
- Контроль процесса согласования, возможность отменять или форсировать согласования по установленным правилам.
Контроль исполнения поручений
- Учет всех выданных поручений и формирование статистики по выполнению поручений и отработке документов.
- Обеспечение вложенных поручений и анализ выполнения поручений в дереве поручений.
- Возможность отслеживать своевременность выполнения поручений и загрузку специалистов.